Trackline
Qué hacer cuando alguien no responde
Recordatorios automáticos, cambio de canal y cuándo toca levantar el teléfono.
Perseguir es la parte del trabajo que más tiempo consume y la que peor se lleva. Trackline la automatiza hasta donde tiene sentido, y te avisa a ti cuando ya no lo tiene.
Cómo se configura
Al crear el proceso, o después sobre un expediente concreto, decides cada cuánto se recuerda y cuántas veces. Lo razonable suele ser el primer recordatorio a los dos o tres días y el segundo a la semana, cambiando de canal.
Ojo con esto
Recordar todos los días no acelera nada: lo que consigue es que la persona marque tus mensajes como no deseados, y a partir de ahí no se entera ni de los importantes.
Cambiar de canal
Es lo que más funciona. Si el primer aviso fue por correo y no ha habido respuesta, el segundo por SMS o WhatsApp llega a un sitio distinto, normalmente al móvil, y se ve. La plataforma lo hace sola si le has dado los dos datos de contacto.
Cuándo toca intervenir a mano
- Cuando se agotan los recordatorios y sigue sin entregar: la plataforma te avisa y ahí ya toca una llamada.
- Cuando la persona responde al correo en vez de usar el enlace: es señal de que no entendió qué tenía que hacer.
- Cuando entrega algo que no era: mejor explicárselo tú que volver a mandarle el mismo aviso automático.
- Cuando el contacto es erróneo: si el correo rebota o el número no existe, ningún recordatorio va a arreglarlo.
Preguntas frecuentes
›¿Los recordatorios paran solos cuando entrega?
Sí, y solo los de esa solicitud. Si le pediste tres cosas y ha entregado una, sigue recibiendo recordatorios de las otras dos.
›¿Puedo mandar un recordatorio ahora mismo, sin esperar?
Sí. Desde el expediente hay un botón para reenviar el aviso en el momento, al margen de la cadencia automática.
›¿Cómo sé si el aviso llegó de verdad?
En el expediente ves cuándo se envió cada aviso y por qué canal. Un correo que rebota se marca, así que un contacto erróneo se detecta sin esperar semanas.
›¿Puedo silenciar los recordatorios de un caso concreto?
Sí. Se pueden pausar por expediente sin tocar la configuración del proceso, que es lo que quieres cuando ya has hablado con esa persona por teléfono.
Un caso real
La situación
Una empresa pide el certificado de estar al corriente a cuarenta proveedores y a los diez días han contestado doce.
Qué haces
- Deja que salga el primer recordatorio automático por correo a los tres días
- Configura el segundo por WhatsApp a la semana
- Llama solo a los que siguen sin responder después de los dos
Qué consigues
De cuarenta llamadas posibles acabas haciendo cinco, y las haces sabiendo exactamente qué le falta a cada uno.
La situación
Se reenvía el mismo correo cada semana a mano.
Qué haces
- Configura el recordatorio automático
Qué consigues
La insistencia deja de consumir tiempo de nadie.
La situación
El contacto ya no trabaja allí.
Qué haces
- Cambia el destinatario en el expediente
Qué consigues
La petición llega a alguien que existe.
La situación
El correo no llega y nadie lo sabe.
Qué haces
- Comprueba el estado de entrega antes de insistir
Qué consigues
Se ataca la causa y no el síntoma.
La situación
Tras cuatro recordatorios sigue sin contestar.
Qué haces
- Llama por teléfono y deja constancia de la llamada
Qué consigues
El cambio de canal queda registrado igual que el resto.
La situación
Se insiste con quien ya entregó por otra vía.
Qué haces
- Comprueba el expediente antes de reclamar
Qué consigues
Se evita una reclamación injusta.
Este artículo responde a
- el proveedor no responde qué hago
- recordatorios automáticos para pedir documentos
- cómo insistir sin llamar por teléfono
- cada cuánto mandar un recordatorio