Construcción
Control documental de subcontratas en obra
Reunir la documentación de cada subcontrata antes de que pise la obra, y que caduque sola.
En una obra con seis subcontratas y cuarenta trabajadores, la documentación de prevención son unos doscientos papeles que caducan en fechas distintas y que llegan por correo, por WhatsApp y en mano. El problema no es guardarlos: es saber, un martes cualquiera, si el que está soldando en la planta tercera tiene la formación en vigor.
Qué se pide, y en qué orden
Conviene separarlo en tres bloques, porque son tres momentos distintos y tres interlocutores distintos. Pedirlo todo de golpe es la forma más rápida de no recibir nada.
| Bloque | Qué se pide | A quién |
|---|---|---|
| Empresa | Alta en Seguridad Social, seguro de responsabilidad civil, certificado de estar al corriente, evaluación de riesgos | Al responsable de la subcontrata |
| Trabajadores | Formación en prevención, reconocimiento médico, entrega de equipos de protección, alta individual | Al mismo responsable, uno por persona |
| Maquinaria | Marcado CE, último mantenimiento, seguro y habilitación del operario | A quien aporte el equipo |
Lo que evita de verdad
- Que alguien entre a obra con el seguro vencido y nadie se entere hasta que hay un parte.
- Perder una mañana antes de cada inspección recopilando papeles de tres buzones distintos.
- Que la caducidad la controle una hoja de cálculo que alguien tiene que acordarse de mirar.
- Discutir con la subcontrata si mandó o no mandó un certificado: la fecha de entrega está registrada.
Ojo con esto
Lo que más se olvida al montarlo es la caducidad. Un certificado de estar al corriente vale tres meses: si no pones aviso de vencimiento, en la segunda obra del año ya no es válido y el expediente parece completo.
Cómo montarlo
- 1
Crea un proceso «Alta de subcontrata» con las tres fases
Se diseña una vez. A partir de ahí, dar de alta a una subcontrata nueva son dos clics.
- 2
Marca como obligatorio solo lo que de verdad bloquea el acceso
Si marcas todo, el expediente se queda parado por un documento que no impedía entrar a nadie.
- 3
Pon fecha de caducidad a los que la tienen
Seguros, certificados de estar al corriente y formaciones. El aviso salta antes de vencer, no después.
- 4
Ejecuta el proceso al contratar, eligiendo la carpeta de la obra
Cada obra su carpeta, cada subcontrata su expediente dentro. Es lo que hace que la inspección se resuelva en cinco minutos.
Preguntas frecuentes
›¿La subcontrata tiene que darse de alta en algo?
No. Recibe un enlace por correo o WhatsApp, sube sus documentos desde el móvil y ya está. No se registra ni crea contraseña.
›¿Puedo reutilizar la documentación de una subcontrata en otra obra?
Sí. Lo que no cambia —el seguro, el alta en Seguridad Social— se aporta una vez y se referencia; lo específico de la obra se pide de nuevo.
›¿Y si un trabajador se incorpora a mitad de obra?
Se añade al expediente en curso sin rehacer nada, y le llega su petición al responsable de la subcontrata.
›¿Sirve para la coordinación de actividades empresariales?
Es exactamente el caso: reúne, fecha y conserva la documentación que hay que intercambiar, y deja constancia de cuándo se entregó cada cosa.
›¿Cómo demuestro ante una inspección que lo tenía todo?
Cada entrega queda fechada. Si además certificas el expediente cerrado, la fecha la puede comprobar un tercero sin fiarse de tu palabra.
Un caso real
La situación
Una constructora con cuatro obras abiertas recibe una inspección sin aviso en la de Valencia.
Qué haces
- Abre la carpeta de esa obra
- Enseña el expediente de cada subcontrata con la fecha de entrega de cada documento
- Comprueba en el momento que ninguna formación está vencida
Qué consigues
La inspección se resuelve en la propia obra, sin llamar a oficina ni pedir plazo para aportar documentación.
La situación
Una subcontrata llega a obra sin su documentación al día.
Qué haces
- Consulta su estado antes de autorizar la entrada
Qué consigues
El hueco se ve antes de la puerta.
La situación
Entra un trabajador nuevo el mismo día.
Qué haces
- Comprueba por persona qué falta
Qué consigues
El alta se resuelve antes del acceso.
La situación
Un documento caduca en mitad de la obra.
Qué haces
- Registra vencimientos por empresa y por persona
Qué consigues
El aviso llega antes de que afecte.
La situación
Perseguir a doce subcontratas ocupa a una persona.
Qué haces
- Pide y recuerda de forma automática
Qué consigues
La persona revisa en lugar de insistir.
La situación
El cliente pregunta quién estaba en obra un día concreto.
Qué haces
- Consulta el registro de accesos autorizados
Qué consigues
Se contesta por la fecha de aquel día.
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