Casos de uso por funcionalidad
Controlar caducidades sin acordarte tú
Que el sistema avise antes de que caduque, en vez de descubrirlo en una inspección.
Los documentos que prueban algo caducan casi todos: seguros, certificados de estar al corriente, formaciones, ITV, homologaciones. Y el día que caducan no pasa nada visible — el problema aparece meses después, cuando alguien pide el papel y está vencido.
Cómo se monta
- 1
Marca qué documentos caducan
En cada tipo de documento, dile que tiene vencimiento. Los que no caducan, ninguno.
- 2
Deja que lea la fecha
La mayoría de certificados la traen escrita, y se extrae sola. Los que no, se pone a mano una vez.
- 3
Elige el margen
Treinta días suele ser lo razonable: da tiempo a pedirlo y a que el otro lo mande.
- 4
Que la renovación se pida sola
Al llegar el aviso, se lanza la petición al tercero con el mismo proceso de siempre.
Los márgenes que funcionan
| Documento | Aviso con | Por qué |
|---|---|---|
| Seguro de responsabilidad civil | 45 días | Renovarlo depende de una aseguradora, no de ellos |
| Certificado de estar al corriente | 15 días | Se saca en el momento, no hace falta más |
| Formación obligatoria | 60 días | Hay que organizar un curso |
| Homologaciones y auditorías | 90 días | Depende de un tercero con agenda |
Importante
El aviso no sirve de nada si le llega a alguien que no puede actuar. Ponlo a nombre de quien tiene el teléfono del proveedor, no del buzón general.
Ojo con esto
Un documento caducado no desaparece: sigue ahí, marcado como vencido. Eso es lo correcto — vale como prueba de lo que valía entonces.
›¿Y si el proveedor manda uno nuevo antes?
Sustituye al anterior y la cuenta atrás se reinicia sola.
›¿Puedo ver todo lo que caduca este trimestre?
Sí, filtrando por fecha de vencimiento.
›¿Bloquea algo que un documento caduque?
Si lo has marcado como obligatorio, el expediente vuelve a incompleto.
Un caso real
La situación
Una empresa con 80 subcontratas descubre en una inspección que 14 tienen el seguro vencido.
Qué haces
- Marca el seguro como documento con caducidad
- Pone aviso a 45 días al responsable de compras
- Deja que la renovación se pida sola
Qué consigues
Al trimestre siguiente hay cero vencidos y nadie ha tenido que llevar la cuenta.
La situación
Una persona lleva en una hoja los vencimientos de ciento veinte documentos y los revisa a mano cada lunes.
Qué haces
- Registra la vigencia al recibir cada documento
- Deja que el aviso salga solo con la antelación fijada
- Reserva el lunes para actuar sobre lo que avisó, no para buscarlo
Qué consigues
El lunes pasa de dos horas de revisión a diez minutos de acción.
La situación
Alguien deja la empresa y con ella se va el control de los vencimientos.
Qué haces
- Configura los avisos a nombre de un puesto, no de una persona
Qué consigues
La baja no deja el calendario huérfano.
La situación
Se avisa de todo y el equipo deja de leer los avisos.
Qué haces
- Avisa solo de lo que exige acción
Qué consigues
El aviso vuelve a tener efecto.
La situación
Dos personas revisan lo mismo por si acaso.
Qué haces
- Deja claro quién responde de cada tipo
Qué consigues
El trabajo deja de duplicarse.
La situación
El documento se renueva y nadie apaga el aviso.
Qué haces
- Registra el nuevo documento con su fecha
Qué consigues
El estado refleja la realidad sin intervención.
Este artículo responde a
- controlar la caducidad de los certificados
- aviso antes de que caduque un seguro
- renovar documentación de proveedores automáticamente
- alerta de documentos vencidos