Casos de uso por funcionalidad
Cuando se va alguien del equipo
El acceso se corta en un minuto. Lo que llevaba esa persona tarda tres semanas en aparecer, y aparece mal.
Se avisa con quince días, se hace la despedida, se le quita el acceso… y tres semanas después aparece un cliente preguntando por algo que solo llevaba esa persona. No es un problema de recursos humanos: es que el trabajo documental de alguien vive repartido entre peticiones abiertas, contactos que solo le contestaban a él y carpetas que nadie más miraba.
Lo que se queda huérfano
| Qué | Dónde se nota | Cuándo estalla |
|---|---|---|
| Peticiones abiertas a su nombre | Nadie las persigue | El día que hace falta el documento |
| Contactos que solo hablaban con él | Dejan de contestar | En la siguiente renovación |
| Documentos que solo están en su correo | No figuran en ningún expediente | En la primera auditoría |
| Sus formaciones y habilitaciones | Contaban para vuestro cuadro | Cuando os piden el cuadro |
Importante
El orden importa más que la lista: **primero se traspasa y después se corta el acceso, el mismo día**. Cortar el viernes y traspasar «cuando haya tiempo» es el error que convierte una salida ordenada en tres meses de arqueología, porque en cuanto se cierra la cuenta ya no se le puede preguntar «¿dónde estaba esto?» a la única persona que lo sabía. Y posponer el corte tampoco vale: lo que hay que mover es la fecha del traspaso hacia delante, no la del cierre hacia atrás.
El traspaso, en cuatro movimientos
- 1
Reasignar lo abierto antes del último día
Cada petición viva pasa a alguien que siga, con nombre y cara.
- 2
Presentar al que se queda a los contactos que eran suyos
Un correo de dos líneas ahorra tres meses de silencio.
- 3
Llevar al expediente lo que solo esté en su correo
Lo que no está en el expediente no existe cuando alguien pregunta.
- 4
Y cerrar el acceso el mismo día que se va
Ni antes, porque bloquea el traspaso; ni después, porque entonces no se cierra.
Ojo con esto
Hay una salida a medias que parece práctica y es la peor de las dos: **dejar su buzón vivo y redirigirlo**. Los contactos siguen escribiendo a una persona que ya no está, quien recibe la copia no se siente responsable de contestar, y el rastro de quién hizo qué se vuelve ilegible. Si algo tiene que sobrevivir a la persona, que sobreviva con nombre de función —el buzón de compras, el de calidad— y no con el nombre de alguien que se fue.
Lo que hace que la próxima salida no duela
Ten en cuenta
Qué se puede conservar de la actividad de alguien que se va, durante cuánto tiempo y qué hacer con lo personal que quede en su cuenta tiene reglas propias. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se habla de lo otro: que el trabajo no se quede sin dueño.
›¿Y si ya se ha ido y no hubo traspaso?
Se hace igual, en orden: empezad por lo que caduca antes.
›¿Borrar su usuario o desactivarlo?
Desactivar. Borrar se lleva por delante el rastro de quién hizo qué.
›¿Hay que avisar a los contactos?
A los que dependían de esa persona, sí, y antes de la siguiente petición.
Un caso real
La situación
Se marcha quien llevaba la documentación de proveedores y tres renovaciones se quedan sin nadie que las persiga.
Qué haces
- Reasigna las peticiones abiertas y presenta al sustituto antes del último día
Qué consigues
Las renovaciones siguen su curso y los proveedores contestan a quien toca, sin volver a empezar.
La situación
Alguien deja el equipo con once expedientes abiertos a su nombre y treinta proveedores esperando su respuesta.
Qué haces
- Reasigna sus expedientes antes del último día
- Cambia el destinatario de los avisos pendientes
- Guarda en los expedientes lo relevante de su correo
Qué consigues
Ningún proveedor se queda esperando a una dirección que ya no lee nadie.
La situación
Su acceso sigue activo semanas después.
Qué haces
- Retira el acceso el último día
Qué consigues
La cuenta refleja quién trabaja aquí.
La situación
Se borra su cuenta y desaparecen sus acciones del histórico.
Qué haces
- Desactiva en lugar de borrar
Qué consigues
El registro de lo que hizo se conserva.
La situación
Nadie sabe qué estaba pendiente en su parcela.
Qué haces
- Consulta lo que esperaba acción suya
Qué consigues
El relevo empieza con una lista.
La situación
El conocimiento estaba en su cabeza y no en ningún sitio.
Qué haces
- Registra las decisiones en los expedientes antes de la salida
Qué consigues
El contexto sobrevive a la persona.
Este artículo responde a
- se va un empleado que llevaba la documentacion
- traspaso de tareas cuando alguien se marcha
- que hacer con las peticiones de alguien que se va
- baja de un usuario y sus expedientes