Casos de uso por funcionalidad
Dar de baja a un proveedor
Se documenta mucho la entrada y casi nada la salida, que es donde quedan los cabos sueltos.
Al dar de alta a un proveedor se le pide de todo. Al dejar de trabajar con él, normalmente no se hace nada: se le deja de llamar. Y ahí quedan cosas abiertas que aparecen meses después, casi siempre en el peor momento.
Lo que conviene cerrar
- 1
Los accesos que tuviera
Si entraba a vuestros sistemas o a vuestras instalaciones, se retira el mismo día.
- 2
Lo que quedó a medias
Pedidos abiertos, garantías vivas, material en depósito, herramienta prestada.
- 3
La documentación que hay que conservar
No se borra al darle de baja: las obligaciones siguen su plazo.
- 4
Y el motivo, escrito en una línea
Precio, calidad, cierre del proveedor. Es lo que evita volver a contratarlo por error dentro de tres años.
Importante
El cuarto punto parece burocracia y es lo contrario. Sin él, dentro de dos años alguien vuelve a homologar al mismo proveedor con el que hubo un problema serio, porque quien lo sabía ya no está y en el expediente solo consta que dejó de usarse.
Lo que no hay que hacer
| Tentación | Por qué no |
|---|---|
| Borrar su expediente | Sigue habiendo obligaciones y posibles reclamaciones |
| Dejarlo activo «por si vuelve» | Aparecerá en listas y avisos, y ensuciará los recuentos |
| No decir nada al equipo | Alguien le seguirá pidiendo cosas durante meses |
Ojo con esto
La segunda es la más común. Un proveedor que ni está activo ni está cerrado sigue recibiendo peticiones automáticas de renovación documental, lo cual es incómodo para él y consume por vuestra parte sin ningún propósito.
Si la salida es conflictiva
El histórico incluye lo que salió bien, no solo lo que salió mal. Una reclamación se sostiene mejor cuando se puede enseñar el año entero y no solo el último mes.
Ten en cuenta
El mismo esquema vale para dar de baja a un cliente, a un colaborador externo o a una subcontrata. Cambia lo que hay que devolver; no cambia que la salida se documenta igual que la entrada.
›¿Cuánto hay que conservar su expediente?
Lo que marquen las obligaciones aplicables y el plazo de reclamación, con margen.
›¿Y si vuelve a trabajar con nosotros?
Se reactiva con la documentación al día; el histórico anterior sigue ahí y es útil.
›¿Hay que comunicárselo formalmente?
Depende del contrato: si hay preaviso pactado, esa comunicación tiene forma y plazo.
Un caso real
La situación
Una empresa deja de trabajar con un proveedor y dos años después vuelve a homologarlo.
Qué haces
- Escribe el motivo de la baja en su expediente
- Cierra accesos y pendientes el mismo día
Qué consigues
La siguiente homologación se hace sabiendo qué pasó, en lugar de repetir el problema.
La situación
Se deja de trabajar con un proveedor y su expediente se queda abierto y activo.
Qué haces
- Cierra el expediente indicando el motivo
- Retira sus accesos y detén los recordatorios
- Conserva el histórico según la política de conservación
Qué consigues
La lista de proveedores activos vuelve a ser cierta y el histórico sigue existiendo.
La situación
Se borra el proveedor y desaparece el histórico de lo que suministró.
Qué haces
- Archiva en lugar de borrar
Qué consigues
Lo que pasó sigue siendo consultable.
La situación
Sigue recibiendo recordatorios meses después.
Qué haces
- Detén los procesos abiertos al cerrar
Qué consigues
Nadie recibe peticiones de una relación terminada.
La situación
Vuelve a trabajarse con él al año siguiente.
Qué haces
- Reabre el expediente con su histórico
Qué consigues
No se pierde lo ya aportado.
La situación
Nadie sabe qué proveedores están activos de verdad.
Qué haces
- Revisa periódicamente los que llevan tiempo sin actividad
Qué consigues
La lista refleja con quién se trabaja.
Este artículo responde a
- dejar de trabajar con un proveedor
- baja de proveedor documentación
- qué hacer cuando termina un contrato de suministro
- cerrar la relación con un proveedor