Casos de uso por funcionalidad
Dar de alta a un cliente nuevo
Se documenta con detalle la entrada de un proveedor y casi nada la de quien os paga.
Con un proveedor nuevo se pide de todo. Con un cliente nuevo se empieza a trabajar, porque hay prisa y porque pedir papeles a quien te va a pagar da apuro. Y casi todos los problemas de cobro y de alcance de los meses siguientes nacen exactamente ahí.
Lo mínimo antes de empezar
| Qué | Para qué sirve | Qué pasa si falta |
|---|---|---|
| Quién es y quién firma | Saber con qué sociedad tratáis y quién obliga | Se factura a una empresa y quien pidió el trabajo era otra |
| Qué se ha acordado | Alcance, precio y plazos | Se discute en la primera factura |
| Datos de facturación y forma de pago | Cobrar sin fricción | La factura vuelve y el plazo empieza otra vez |
| Con quién se habla de cada cosa | Operativa, incidencias, pagos | Todo pasa por una persona que a veces no está |
Importante
La primera es la que más dinero cuesta y la que más se descuida. Trabajar para «el grupo» y facturar a la sociedad que os digan al final es una fuente de impagos incómodos: si la que pidió el trabajo no es la que recibe la factura, cobrar deja de ser un trámite y pasa a ser una negociación.
Cómo se hace sin que parezca desconfianza
- 1
Convertidlo en el paso normal, no en una excepción
«Os mando el alta y en cuanto esté firmada arrancamos» es una frase que nadie discute.
- 2
Pedid poco y de una vez
Cuatro cosas en una petición se contestan; siete correos sueltos, no.
- 3
Y firmad el alcance aunque sea breve
Media página firmada vale más que diez de propuesta sin firmar.
Ojo con esto
El caso que hay que tener decidido antes de que ocurra: **empezar sin contrato porque el cliente tiene prisa**. Pasa siempre y a veces es la decisión correcta, pero conviene que sea una decisión de alguien y quede registrada — con qué se empieza, hasta cuándo y qué pasa si no llega la firma. Sin eso, dentro de tres meses nadie recordará qué se acordó ni quién dijo que se podía empezar.
Lo que conviene guardar de la relación desde el día uno
La segunda es la que más se pierde: un descuento o un plazo especial acordado en un correo hace dos años sigue vigente para el cliente y no consta en ningún sitio para vosotros.
Ten en cuenta
Si vuestro sector exige comprobaciones adicionales antes de aceptar a un cliente —identificación, verificaciones sectoriales—, ese paso va antes de empezar a trabajar, no después. **Qué comprobaciones os aplican se confirma con vuestro asesor**; lo que aquí se describe es la parte comercial y documental común a cualquier alta.
›¿Y si el cliente no quiere firmar nada?
Es información útil sobre cómo será la relación. Registrad qué se acordó, al menos por escrito.
›¿Sirve un correo de conformidad?
Como acuerdo, ayuda; para lo relevante, mejor una firma que deje prueba de quién aceptó.
›¿Hace falta esto con un cliente pequeño?
Menos papeles, mismo criterio: quién es, qué se acordó y a quién se factura.
Un caso real
La situación
Una empresa empieza un trabajo para un grupo y al facturar descubre que la sociedad que firma es otra.
Qué haces
- Convierte el alta de cliente en el paso previo normal, con quién firma y a quién se factura
Qué consigues
Los cobros dejan de discutirse y el alcance acordado consta desde el primer día.
La situación
Un cliente nuevo firma el contrato y su documentación se pide cuando ya se ha empezado a trabajar.
Qué haces
- Lanza el alta al firmar, no al empezar el trabajo
- Pide primero lo que condiciona poder facturar
- Registra las comprobaciones hechas al aceptarlo
Qué consigues
El encargo arranca completo y la decisión de aceptar queda documentada.
La situación
Cada persona pide cosas distintas al dar de alta.
Qué haces
- Usa una única plantilla de alta
Qué consigues
Los expedientes son comparables entre clientes.
La situación
Un documento de alta caduca y nadie lo revisa.
Qué haces
- Registra la vigencia al recibirlo
Qué consigues
El expediente sigue siendo cierto.
La situación
Un cliente antiguo nunca pasó por el alta actual.
Qué haces
- Consulta qué falta en los expedientes antiguos
Qué consigues
El hueco se cierra sin esperar a una revisión.
La situación
No consta qué se comprobó antes de aceptar al cliente.
Qué haces
- Registra las comprobaciones realizadas
Qué consigues
La decisión de aceptar es explicable.
Este artículo responde a
- alta de un cliente nuevo documentación
- qué pedir a un cliente antes de empezar
- datos de facturación y contrato de cliente
- empezar a trabajar sin contrato firmado