Casos de uso por funcionalidad
Dar de alta a un proveedor nuevo
De «lo hemos elegido» a «puede facturar» sin veinte correos de por medio.
Un alta de proveedor son siempre las mismas cinco o seis cosas, pedidas al mismo tipo de persona. Es el caso donde más se nota tener un proceso: se pasa de dos semanas de correos a cuatro días sin que nadie persiga a nadie.
Lo que se pide, casi siempre
| Documento | ¿Bloquea? | Caduca |
|---|---|---|
| Datos fiscales y cuenta bancaria | Sí | No |
| Certificado de estar al corriente | Sí | 3 meses |
| Seguro de responsabilidad civil | Sí | 1 año |
| Certificados de calidad o sectoriales | Según el caso | Variable |
| Contacto de facturación | No | No |
El orden que funciona
- 1
Primero lo que os bloquea a vosotros
Sin datos fiscales no podéis ni darle de alta en vuestro sistema. Va en la primera fase, solo.
- 2
Después lo que os protege
Seguro y estar al corriente. Segunda fase.
- 3
Al final lo específico
Certificados sectoriales, que son los que más tardan porque dependen de terceros.
Importante
La cuenta bancaria es el objetivo favorito del fraude: si llega por correo un cambio de cuenta de un proveedor conocido, confírmalo por teléfono con un número que ya tuvieras, no con el que viene en ese correo.
Ten en cuenta
Guardar el alta como plantilla la primera vez convierte el segundo proveedor en dos minutos de trabajo. Es el caso donde la plantilla se amortiza más rápido.
›¿Y si el proveedor ya trabajó con nosotros hace años?
Se revisa qué sigue vigente: los datos fiscales seguramente sí, el seguro seguramente no.
›¿Puedo dejarle facturar mientras falta algo?
Puedes, marcándolo como no bloqueante. Es una decisión vuestra, y queda registrada.
›¿Se puede pedir todo de una vez?
Se puede, pero entrega bastante menos. Repartir es lo que más sube la respuesta.
Un caso real
La situación
Una industria da de alta doce proveedores al trimestre y cada uno lleva dos semanas.
Qué haces
- Monta el alta como proceso en tres fases
- Marca seguro y estar al corriente con caducidad
Qué consigues
El alta baja a cuatro días de media y las renovaciones se piden solas al año siguiente.
La situación
Un proveedor nuevo entra en el sistema de compras y su documentación se pide tres semanas después.
Qué haces
- Lanza el proceso de alta al crear la ficha del proveedor
- Pide primero los dos documentos que bloquean el pedido
- Añade el resto en una segunda fase
Qué consigues
El primer pedido no espera al expediente completo y el expediente no se queda a medias.
La situación
Cada comprador pide una lista distinta al mismo proveedor.
Qué haces
- Comparte una única plantilla de alta
Qué consigues
El proveedor recibe una petición coherente y entrega una vez.
La situación
El proveedor no entiende para qué se le pide cada cosa.
Qué haces
- Añade una línea de contexto por documento
Qué consigues
Se contesta sin una llamada previa.
La situación
Se aprueba el alta y nadie registra las caducidades.
Qué haces
- Registra la vigencia al aprobar cada documento
Qué consigues
El expediente sigue siendo cierto seis meses después.
La situación
Se compra a un proveedor que nunca completó el alta.
Qué haces
- Consulta el estado antes de emitir el pedido
Qué consigues
Ningún pedido sale hacia un proveedor sin expediente.
Este artículo responde a
- proceso de alta de proveedores
- qué documentos pedir a un proveedor nuevo
- homologar un proveedor
- checklist alta proveedor