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Aprobar o rechazar lo que entregan
Que entreguen no significa que valga. Cómo se revisa sin frenarlo todo.
Un proveedor sube un certificado caducado, o la póliza de otra empresa del grupo, o una captura de pantalla en vez del documento. Entregado, sí; válido, no. La aprobación es lo que separa las dos cosas.
Cómo se rechaza bien
- 1
Di qué falla, concreto
«Caducó en marzo» o «es de otra sociedad» se corrige a la primera. «No es válido» genera tres correos.
- 2
Deja el original
No se borra: queda como intento, con su fecha. Es lo que demuestra que se pidió a tiempo.
- 3
La petición se reabre sola
El tercero recibe el aviso con tu motivo y el mismo enlace de siempre.
| Lo que suele fallar | Qué escribir al rechazar |
|---|---|
| Certificado caducado | «Caducó el 12/03; hace falta uno vigente» |
| Documento de otra sociedad | «Es de la matriz; hace falta el de la empresa que factura» |
| Foto ilegible | «No se lee el número; hace falta un escaneo» |
| Documento incompleto | «Faltan las páginas 3 y 4» |
Ojo con esto
Revisar todo a mano no escala. Deja la aprobación manual para lo que de verdad la necesita —seguros, titulaciones— y que lo demás se dé por bueno al entregarse.
Ten en cuenta
Si rechazas el mismo tipo de documento a mucha gente, el problema está en cómo lo pides. Cambia el título de la solicitud antes que seguir rechazando.
›¿Se entera el que entregó?
Sí, con el motivo que escribas.
›¿Puedo aprobar con reservas?
Puedes aprobarlo y dejar una nota; el expediente avanza y la nota queda.
›¿Quién puede aprobar?
Quien tenga ese permiso. Suele convenir que no sea la misma persona que pide.
Un caso real
La situación
Cuatro proveedores mandan el seguro de la matriz en lugar del de la empresa que factura.
Qué haces
- Los rechaza indicando exactamente eso
- Cambia el título de la solicitud a «Seguro de la sociedad que emite las facturas»
Qué consigues
Los cuatro corrigen a la primera y deja de pasar con los siguientes.
La situación
Se aprueba todo lo que llega sin mirarlo.
Qué haces
- Revisa al menos vigencia y que sea el documento pedido
Qué consigues
El expediente completo significa algo.
La situación
Se rechaza sin explicar el motivo.
Qué haces
- Indica qué falta exactamente
Qué consigues
El segundo intento llega bien.
La situación
La revisión se acumula y frena todo.
Qué haces
- Reparte la revisión entre quienes pueden hacerla
Qué consigues
El cuello de botella deja de estar en una persona.
La situación
Se aprueba un documento caducado sin darse cuenta.
Qué haces
- Comprueba la fecha antes de aprobar
Qué consigues
El aviso de vencimiento sigue siendo cierto.
La situación
Nadie sabe qué está pendiente de revisar.
Qué haces
- Consulta la lista de entregas por revisar
Qué consigues
La revisión deja de depender de acordarse.
Este artículo responde a
- revisar los documentos que entrega un proveedor
- rechazar un documento y pedir otro
- aprobar documentación recibida
- el documento entregado no sirve