Casos de uso por funcionalidad
Mandar lo mismo a mucha gente
Cuarenta anexos o trescientas peticiones sin hacerlo de uno en uno.
Un anexo para toda la plantilla, la petición anual de documentación a doscientos proveedores, la renovación de un acuerdo con todos los clientes. Es el mismo problema tres veces, y se resuelve igual: una lista, un documento, un envío.
Cómo se hace
- 1
Prepara la lista
Con nombre y forma de contacto. Sale de vuestro sistema tal cual, sin retocar.
- 2
Elige el documento
Uno solo, con los huecos que se rellenan con los datos de cada uno.
- 3
Lanza y mira
El seguimiento dice cuántos han abierto, cuántos han firmado y quién no.
Ojo con esto
Revisa la lista antes de lanzar. Trescientos envíos con el campo de nombre mal puesto son trescientas conversaciones incómodas, y no se pueden retirar del correo de nadie.
Lo que conviene mirar antes
- Que no haya direcciones repetidas: la misma persona recibiría dos.
- Que las de gente que ya no está no estén.
- Que el saldo dé para toda la tanda.
- Que el texto lo entienda alguien que no sabe de qué va — probando con una persona antes.
Ten en cuenta
Mandar primero a cinco personas de confianza y esperar un día detecta casi todos los errores de bulto. Cuesta un día y evita rehacer trescientos.
›¿Puedo parar a mitad?
Sí. Lo enviado sigue su curso; el resto no sale.
›¿Y si alguien no tiene correo?
Se le manda por SMS o WhatsApp dentro de la misma tanda.
›¿Se puede repetir solo con los que faltan?
Sí, filtrando por los que no han respondido.
Un caso real
La situación
Recursos humanos manda el anexo de convenio a 340 empleados.
Qué haces
- Exporta la lista de su sistema de nóminas
- Prueba con cinco personas el lunes
- Lanza los 340 el martes
Qué consigues
El viernes hay 310 firmados y una lista concreta de 30 a los que llamar.
La situación
Hay que mandar el mismo anexo a doscientos proveedores y se hace en tandas manuales de veinte.
Qué haces
- Prepara la lista y lanza el envío de una vez
- Excluye a quienes ya lo tienen firmado
- Consulta el avance por destinatario en lugar de por bandeja
Qué consigues
La campaña se prepara en una tarde y el seguimiento es una pantalla.
La situación
Se manda a todos y responden cien preguntas iguales.
Qué haces
- Incluye el contexto y la fecha en el propio aviso
Qué consigues
El volumen de dudas cae desde el primer envío.
La situación
La lista tiene direcciones antiguas y rebota un tercio.
Qué haces
- Depura los contactos antes de lanzar
Qué consigues
La campaña no arranca con rebotes.
La situación
Se lanza en agosto y responde el veinte por ciento.
Qué haces
- Elige la fecha mirando el calendario del sector
Qué consigues
La tasa de respuesta sube sin cambiar nada más.
La situación
Nadie sabe a quién reclamar pasada una semana.
Qué haces
- Consulta quiénes siguen sin contestar
Qué consigues
Se reclama a los que faltan y no a los doscientos.
Este artículo responde a
- enviar un documento a muchas personas a la vez
- firma masiva de contratos
- mandar el mismo anexo a toda la plantilla
- envío por lotes