Casos de uso por funcionalidad
Prepararse para una auditoría
Que la semana de antes no sea una carrera buscando papeles.
Una auditoría no comprueba que tengas los documentos: comprueba que puedas demostrar cuándo los tuviste. Esa diferencia es la que convierte la semana previa en una carrera o en una tarde.
Tres semanas antes
- 1
Filtra por lo que está incompleto o caducado y ciérralo.
- 2
Comprueba que las fechas están donde deben: un documento sin fecha cierta no prueba cuándo llegó.
- 3
Reúne el alcance concreto que van a mirar, no todo.
El día de la auditoría
Da acceso de consulta o un enlace acotado en lugar de mandar archivos. El auditor mira lo que necesita, se registra qué consultó, y no queda una copia de vuestros contratos en el correo de nadie.
| Lo que pide un auditor | Dónde está |
|---|---|
| El documento | El expediente |
| Cuándo se recibió | La fecha de entrega, que no la pusisteis vosotros |
| Quién lo aprobó | El registro de la aprobación |
| Que no se haya cambiado después | La verificación pública del sello |
Ten en cuenta
Lo que más impresiona a un auditor no es tenerlo todo: es que se lo puedas enseñar en el momento sin buscar. Eso ya dice cómo trabajáis.
Ojo con esto
No prepares una carpeta a mano con lo que le vas a enseñar. Si la selección la haces tú, el auditor lo sabe y pedirá el resto.
›¿Puedo darle acceso solo a una parte?
Sí, acotado a lo que entre en el alcance.
›¿Queda registrado lo que miró?
Sí, con fecha y hora.
›¿Y si falta algo?
Es mejor detectarlo tú y explicar el plan que descubrirlo en la mesa.
Un caso real
La situación
Una empresa alimentaria recibe aviso de auditoría con un mes.
Qué haces
- Filtra y cierra los nueve expedientes incompletos
- Prepara un acceso acotado al alcance auditado
Qué consigues
La auditoría se resuelve en una mañana y el informe no recoge ninguna no conformidad documental.
La situación
Un cliente anuncia una auditoría para dentro de tres semanas y la documentación está en cuatro sitios.
Qué haces
- Pide el listado exacto al auditor antes de empezar
- Lanza el primer día lo que depende de terceros
- Consulta cada mañana qué sigue pendiente
Qué consigues
Se llega a la auditoría con lo pedido localizable y el resto se ordena después sin prisa.
La situación
Se prepara todo y el auditor pide algo que nadie había contemplado.
Qué haces
- Contrasta el alcance con quien va a auditar antes de empezar
Qué consigues
El alcance lo fija quien lo va a revisar.
La situación
Se entrega una carpeta con todo por si acaso.
Qué haces
- Entrega solo lo que corresponde a cada punto
Qué consigues
No se aporta información que no hacía falta.
La situación
Pasada la auditoría todo vuelve al desorden anterior.
Qué haces
- Mantiene el expediente al día durante el año
Qué consigues
La siguiente auditoría cuesta una fracción.
La situación
No queda constancia de qué se entregó al auditor.
Qué haces
- Registra el paquete entregado con su fecha
Qué consigues
La entrega es demostrable después.
Este artículo responde a
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