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Descargar un expediente entero
Llevarte todo lo de un proveedor o un caso de una vez, con sus fechas.
Llega el momento de entregar: una inspección, un cliente que pide el expediente, un cambio de gestoría. Bajar los documentos de uno en uno es media mañana; el expediente entero se descarga de una vez.
Qué te llevas
- Todos los documentos entregados, organizados por fase.
- Los datos que se extrajeron de cada uno.
- Quién entregó qué y cuándo.
Ojo con esto
Si vas a mandárselo a alguien de fuera, mira antes si hay documentos con datos personales que no hacía falta compartir. La descarga se lleva todo.
Cuándo usar el enlace en vez de la descarga
Si quien lo pide solo tiene que consultarlo, un enlace es mejor: se comprueba en el momento, no ocupa nada y no se queda una copia en un correo de nadie. La descarga es para cuando hay que entregar el archivo.
›¿Los datos salen en un formato que se pueda abrir en Excel?
Sí, para poder filtrarlos y cruzarlos con lo vuestro.
›¿Se puede descargar solo una fase?
Sí, o solo los documentos que selecciones.
›¿Queda registrado que lo descargué?
Sí, los accesos y descargas quedan en la trazabilidad.
Un caso real
La situación
Un cliente cambia de asesoría y pide todo su expediente de los últimos tres años.
Qué haces
- Descarga los expedientes de ese cliente
- Comprueba que no van documentos de terceros dentro
Qué consigues
Se entrega en una sola vez, con las fechas de cada documento, y sin dedicarle una mañana.
La situación
Un cliente pide todo lo de un proveedor y se manda documento a documento.
Qué haces
- Descarga el expediente completo de una vez
Qué consigues
La entrega se prepara en un minuto.
La situación
Hace falta el expediente con sus fechas para una auditoría.
Qué haces
- Descarga incluyendo el rastro
Qué consigues
Se entrega lo que respalda y no solo los ficheros.
La situación
Se descarga y luego no se sabe qué es cada archivo.
Qué haces
- Comprueba que los nombres reflejan el documento
Qué consigues
Quien lo recibe se orienta sin explicación.
La situación
Se necesita solo una parte del expediente.
Qué haces
- Selecciona lo que corresponde antes de descargar
Qué consigues
Se entrega lo pedido sin dar de más.
La situación
La descarga se guarda en el equipo de una persona.
Qué haces
- Comparte desde la plataforma en lugar de descargar
Qué consigues
Queda rastro de quién lo vio.
Este artículo responde a
- descargar todos los documentos de un expediente
- exportar un proceso completo
- enviar toda la documentación a un tercero
- sacar los datos a excel