Casos de uso por rol
Compliance: evidencia individual, no una circular
Aceptaciones con fecha y persona, control de terceros y evidencias listas para auditoría.
Un programa de compliance se juzga por lo que puede demostrar, no por lo que dice hacer. Y la diferencia entre las dos cosas casi siempre está en el mismo punto: mandar una circular a toda la plantilla es una acción; tener la aceptación individual de cada persona con su fecha es una evidencia.
Aceptaciones que sirven de prueba
Código ético, política anticorrupción, política de regalos, uso de sistemas, canal de denuncias. Todos comparten el mismo requisito: hay que poder demostrar que una persona concreta lo aceptó en una fecha concreta. Una firma individual lo resuelve; un acuse de lectura de correo, no.
Terceros: el punto que más se descuida
La responsabilidad no acaba en la puerta de la empresa. Los proveedores, distribuidores y agentes con los que trabajas son parte del perímetro, y demostrar que se les evaluó —y con qué criterio— es lo que se pide cuando algo va mal.
| Qué se pide al tercero | Para qué sirve |
|---|---|
| Aceptación del código ético del grupo | Extiende el estándar más allá de tu plantilla |
| Declaración de titularidad real | Es lo que se revisa cuando aparece un conflicto |
| Declaración de ausencia de conflicto de interés | Se renueva cada año, no solo al alta |
| Certificaciones y políticas propias | Sostiene el criterio ESG con documentos, no con afirmaciones |
Ojo con esto
Las declaraciones no valen para siempre. Una de conflicto de interés firmada hace cuatro años no dice nada de la situación actual, y esa es exactamente la fecha en la que se fija quien investiga.
Formación: registrar que se hizo, no que se ofreció
Lo mismo que con las políticas. La evidencia útil no es el material de la formación ni la convocatoria: es la lista de quién la completó, con fecha, y firmada por cada uno.
Preguntas frecuentes
›¿Cómo demuestro que alguien aceptó una política concreta?
Con la firma individual de ese documento, que lleva su fecha y el registro de cómo se firmó. Es lo que se aporta si algún día se discute.
›¿Puedo relanzar las declaraciones cada año automáticamente?
Sí, programando el envío. Se relanza solo a quien le toca, sin volver a montar el circuito.
›¿Y si un empleado se niega a firmar?
Queda registrado el rechazo con su motivo, que a efectos de programa es también una evidencia: consta que se le pidió y consta su respuesta.
›¿Sirve para acreditar el canal de denuncias?
Para la parte documental sí: comunicación del canal, aceptación de la política y trazabilidad de las acciones. El canal en sí es otra cosa.
Un caso real
La situación
Una auditoría de compliance pide la prueba de que los 140 empleados aceptaron el código ético actualizado.
Qué haces
- Filtra las firmas de ese documento
- Exporta el listado con nombre y fecha de cada aceptación
- Señala las cuatro pendientes y a quién se le ha recordado
Qué consigues
Una evidencia individual y fechada de 136 personas, en vez de un correo enviado a una lista de distribución.
La situación
Se manda una circular y se da por formado a todo el mundo.
Qué haces
- Pide la firma individual y sigue el estado
Qué consigues
La evidencia es por persona.
La situación
Un auditor pide evidencia y se enseña el correo enviado.
Qué haces
- Enseña quién firmó y cuándo
Qué consigues
El control pasa de afirmación a evidencia.
La situación
La formación se repite cada año y se rehace el envío.
Qué haces
- Reutiliza el proceso del año anterior
Qué consigues
La campaña se prepara en una tarde.
La situación
Alguien entra a mitad de año y no recibe nada.
Qué haces
- Lanza el proceso al dar de alta
Qué consigues
Nadie queda fuera.
La situación
No se sabe quién falta por firmar.
Qué haces
- Consulta el estado por persona
Qué consigues
Se reclama solo a quien falta.
Este artículo responde a
- demostrar que un empleado aceptó el código ético
- control de terceros compliance ESG
- evidencias para una auditoría de compliance
- registro de formación en compliance
- declaración de conflictos de interés