Consigne
Qué te queda como prueba cuando termina
El PDF firmado, el sello de tiempo, la cadena de evidencias y cómo lo comprueba un tercero.
Firmar es la mitad del trabajo. La otra mitad es poder demostrarlo dentro de tres años, cuando ya nadie se acuerde y puede que ni sigas usando esta plataforma. Esto es lo que queda.
El documento firmado
Un PDF con las firmas dibujadas en el sitio donde las colocaste, más una firma criptográfica invisible que es la que de verdad certifica que el archivo no se ha tocado desde entonces. Se abre en cualquier lector de PDF, y los lectores que saben validar firmas te dirán si el documento está íntegro.
El sello de tiempo
Certifica cuándo se firmó, y lo certifica un tercero independiente, no nosotros. Es lo que impide discutir la fecha: sin sello de tiempo, la fecha de un archivo es lo que diga el ordenador que lo abre.
La cadena de evidencias
Es el relato completo de lo que pasó: cuándo se envió cada aviso, por qué canal, cuándo se abrió el enlace, desde qué dispositivo se firmó, si hubo código SMS y cuándo se validó. Es lo que se aporta cuando alguien discute una firma, y es la diferencia entre «creo que firmó» y «firmó el 12 de agosto a las 10:14 desde un móvil, tras validar el código enviado a su número».
Cómo lo comprueba alguien de fuera
Hay una página de verificación pública: cualquiera con el documento puede comprobar que corresponde a una firma registrada, sin tener cuenta y sin pedirte permiso. Es lo que le das a un abogado, a un banco o a un juzgado cuando quieren confirmarlo por su cuenta.
Ten en cuenta
Que se pueda verificar de forma independiente es justo el punto. Una prueba que solo puede confirmar quien la emitió vale bastante menos.
Preguntas frecuentes
›¿Necesito seguir siendo cliente para que la firma valga?
No. El PDF firmado lleva dentro la firma y el sello: se valida en cualquier lector sin depender de nosotros. Descárgalo y guárdalo donde quieras.
›¿Qué pasa si alguien modifica el PDF después?
La validación falla y salta a la vista: la firma deja de corresponder con el contenido. Es precisamente para lo que sirve.
›¿Puedo descargar solo el certificado, sin el contrato?
Sí. El certificado de firma es un documento aparte, legible, que resume quién firmó y cuándo. Es cómodo para adjuntar a un expediente sin mandar el contrato entero.
›¿Cuánto tiempo se conserva?
El documento y su prueba se conservan según la política de retención de tu organización. Si necesitas guardarlo más tiempo por tu cuenta, descárgalo: el archivo es autosuficiente.
›¿Sirve fuera de España?
El marco de firma electrónica es europeo, así que el mismo razonamiento aplica en la UE. Fuera de ella depende de la legislación de cada país.
Un caso real
La situación
Dos años después de firmar, un antiguo empleado dice que nunca aceptó la cláusula de confidencialidad.
Qué haces
- Descarga el PDF firmado y su cadena de evidencias
- Comprueba en la verificación pública que el documento es íntegro
- Entrega al abogado el certificado de firma con fecha, hora y validación del código
Qué consigues
Una prueba que el abogado de la otra parte puede comprobar por su cuenta, sin tener que fiarse de tu palabra ni de la nuestra.
La situación
Se guarda solo el PDF y se pierde el contexto.
Qué haces
- Conserva el documento con su cadena de evidencias
Qué consigues
La prueba viaja con el documento.
La situación
Un tercero quiere comprobar la firma por su cuenta.
Qué haces
- Le indica la página de verificación
Qué consigues
Comprueba sin depender de vuestra palabra.
La situación
Se reguarda el PDF con otro programa y deja de validar.
Qué haces
- Conserva el fichero tal y como quedó firmado
Qué consigues
La validación sigue funcionando años después.
La situación
Se necesita la prueba para un procedimiento.
Qué haces
- Entrega el documento firmado y sus evidencias
Qué consigues
Se aporta una pieza completa.
La situación
Nadie sabe qué contiene exactamente la prueba.
Qué haces
- Revisa los campos de la cadena de evidencias
Qué consigues
Se sabe qué se puede afirmar y qué no.
Este artículo responde a
- cómo demuestro que alguien firmó un documento
- qué prueba queda de una firma electrónica
- verificar un documento firmado
- validez de la firma si dejo de ser cliente