Casos de uso por rol
Dirección: saber si estás al día sin preguntar a nadie
Qué mirar una vez por semana para detectar el riesgo antes de que aparezca en una auditoría.
La pregunta que hace una dirección no es «cómo funciona la herramienta», es «estamos al día o no». Y la respuesta honesta en la mayoría de las empresas es «creemos que sí», porque el dato está repartido entre cuatro personas y tres hojas de cálculo.
Los cuatro números
| Indicador | Qué te dice | Cuándo preocupa |
|---|---|---|
| Expedientes incompletos | Trabajo empezado y no cerrado | Si crece semana a semana |
| Documentación vencida | Riesgo activo, ahora mismo | Cualquier número distinto de cero en lo crítico |
| Lo que vence en 60 días | Trabajo que viene | Si nadie lo ha empezado a pedir |
| Tiempo medio de cierre | Si el proceso funciona | Si sube sin que haya subido el volumen |
Por qué el volumen engaña
Tener doscientos expedientes abiertos no dice nada por sí solo: puede ser una empresa activa. Lo que sí dice algo es cuántos llevan más de un mes parados esperando a la misma persona. Ese es el número que anticipa el problema.
Ten en cuenta
Si el equipo tiene que preparar un informe para que dirección vea esto, el sistema está mal montado. El dato tiene que salir del trabajo, no de una reunión.
Firmar sin ser el cuello de botella
Dirección suele ser el último firmante de todo, y por tanto el punto donde se acumula. Firmar desde el móvil, con aviso cuando llega y no cuando alguien se acuerda de recordarlo, quita días de calendario a procesos que solo esperaban una firma.
Preguntas frecuentes
›¿Necesito entrar a diario?
No. Una vez por semana basta si los avisos de vencimiento están bien configurados: lo urgente llega solo.
›¿Puedo ver todo sin poder tocar nada?
Sí, con rol de lector. Aunque para dirección suele convenir el de administrador, para no depender de otro para un cambio.
›¿Se puede exportar para el comité?
Sí. Y conviene exportar en vez de captar pantallas: la exportación lleva las fechas.
›¿Qué miro primero si solo tengo cinco minutos?
Lo vencido en proveedores o personas críticas. Es el único indicador que es un problema hoy y no una tendencia.
Un caso real
La situación
Un consejo pregunta si la empresa está expuesta por documentación de proveedores.
Qué haces
- Mira el número de vencidos en proveedores críticos: dos
- Comprueba que ya se les pidió la renovación hace una semana
- Exporta el estado con sus fechas
Qué consigues
Una respuesta con número y fecha en cinco minutos, en vez de «lo miramos y os decimos».
La situación
Se pregunta al equipo si está todo al día.
Qué haces
- Consulta el estado sin preguntar a nadie
Qué consigues
La respuesta llega en el momento.
La situación
El informe mensual se construye a mano.
Qué haces
- Consulta el estado ya calculado
Qué consigues
El cierre deja de ocupar una tarde.
La situación
Se detecta un problema cuando ya es grande.
Qué haces
- Revisa lo que lleva parado demasiado
Qué consigues
El atasco se ve en días.
La situación
Se decide sin saber cuánto se tarda en cerrar un expediente.
Qué haces
- Consulta el tiempo medio por proceso
Qué consigues
La decisión se toma con datos.
La situación
Cada área da su versión del estado.
Qué haces
- Consulta la misma fuente para todas
Qué consigues
La reunión empieza con una foto común.
Este artículo responde a
- panel de control de cumplimiento documental
- cómo sé si mi empresa está al día de documentación
- riesgos por documentación caducada
- indicadores de compliance para dirección
- visibilidad de contratos y vencimientos