Casos de uso por rol
Enseñar esto a alguien en veinte minutos
Lo que hay que contar, lo que sobra y en qué orden, para que empiece a usarlo hoy.
La formación larga no funciona: se olvida antes de necesitarla. Lo que funciona es enseñar veinte minutos sobre el trabajo real de esa persona, y que salga de ahí habiendo hecho una cosa de verdad.
El guion de los veinte minutos
- 1
Cinco minutos: dónde está lo suyo
Su bandeja, sus expedientes, su pendiente. Nada de la estructura general.
- 2
Cinco minutos: buscar algo que necesita a menudo
Que lo busque él, con sus palabras. Es lo que más se recuerda.
- 3
Cinco minutos: hacer una cosa de principio a fin
Subir un documento suyo, mandar una petición, responder algo.
- 4
Y cinco minutos: qué hacer cuando algo no cuadra
A quién preguntar y dónde mirar. Es lo que evita el abandono silencioso.
Importante
El cuarto bloque es el que más se salta y el que determina si la persona vuelve. Alguien que se atasca y no sabe a quién preguntar deja de usar la herramienta sin decírselo a nadie, y eso se descubre semanas después.
Lo que NO hay que contar el primer día
| Esto no | Por qué |
|---|---|
| La estructura completa de carpetas y proyectos | No la va a usar hoy y ocupa toda la sesión |
| Las opciones de configuración | No son suyas |
| Todo lo que la plataforma puede hacer | Le hará sentir que es complicada |
| Los casos raros | Aparecerán, y entonces se resuelven |
Ojo con esto
Y no lo hagáis con la pantalla de otra persona. Que se siente delante de su propia sesión, con sus expedientes reales: la mitad de lo que se aprende es dónde están las cosas suyas, y eso no se transfiere mirando.
La semana siguiente
Ese repaso corto rinde más que duplicar la formación inicial: llega justo cuando la persona ya se ha encontrado con sus propias dudas.
Ten en cuenta
Si alguien tiene que aprender mucho más que esto para hacer su trabajo, probablemente el proceso está montado de forma más complicada de lo necesario. La complejidad de la formación es un buen indicador de la complejidad del proceso.
›¿Y la gente que se resiste?
Empezad por lo que le molesta a él, no por lo que os interesa a vosotros.
›¿Hace falta un manual?
Una hoja con cuatro cosas y a quién preguntar. Un manual largo no se lee.
›¿Y para alguien que solo firma?
Dos minutos: le llega, lo abre, lo firma. No necesita nada más.
Un caso real
La situación
Una empresa organiza una formación de dos horas para diez personas y nadie la usa después.
Qué haces
- Cambia a veinte minutos por persona sobre su trabajo real
- Hace un repaso de diez minutos a los cinco días
Qué consigues
Ocho de los diez lo están usando al mes, sin haber vuelto a formar a nadie.
La situación
Se enseña todo el sistema en veinte minutos.
Qué haces
- Enseña un proceso completo de principio a fin
Qué consigues
Se aprende algo utilizable.
La situación
Se enseña con datos inventados.
Qué haces
- Usa un caso real de su trabajo
Qué consigues
Se reconoce en lo que ve.
La situación
Se explica y nadie toca nada.
Qué haces
- Deja que lo haga la persona
Qué consigues
Se aprende haciendo.
La situación
Se enseña y a la semana no lo usa.
Qué haces
- Le asigna un caso propio ese día
Qué consigues
El uso empieza con la formación.
La situación
Se repite la misma explicación con cada persona.
Qué haces
- Deja el proceso documentado
Qué consigues
La segunda persona aprende sola.
Este artículo responde a
- formar a un compañero en la plataforma
- cómo explicar el sistema a alguien nuevo
- sesión de formación corta
- que el equipo aprenda a usarlo