Casos de uso por rol
Negociar con el histórico delante
Lo que cambia una renovación de contrato: no el precio de mercado, sino lo que pasó este año.
La mayoría de las renovaciones se negocian con dos datos: el precio del año pasado y una sensación general de si el proveedor va bien. La sensación suele estar dominada por lo último que pasó, que casi nunca representa el año.
Lo que conviene llevar
| Dato | Qué permite decir |
|---|---|
| Incidencias del año, con fecha | «Tres retrasos en agosto», no «vais mal» |
| Tiempo de respuesta documental | Si hay que perseguirlos, tiene un coste vuestro |
| Cuántas veces se aceptó una excepción | Lo que les habéis dejado pasar, que también cuenta |
| Y qué se resolvió bien | Sirve para pedir, no solo para reprochar |
Importante
La cuarta cambia el tono de la conversación entera. Una negociación que solo enumera fallos genera defensa; una que reconoce lo que funcionó y señala dos cosas concretas obtiene compromisos que se cumplen.
Cómo se prepara en veinte minutos
- 1
Abrid el expediente del proveedor y mirad el año
No la memoria de los últimos dos meses.
- 2
Contad, no valoréis
«Cuatro entregas fuera de plazo de treinta y seis» es un hecho; «sois poco fiables» es una opinión discutible.
- 3
Elegid dos cosas que queréis que cambien
Dos. Con cinco no se compromete nadie.
- 4
Y decidid qué pedís a cambio de qué
Volumen, plazo de pago, exclusividad. Sin eso es una queja, no una negociación.
Ojo con esto
Cuidado con el sesgo del último incidente. Si hubo un problema serio hace tres semanas, dominará la reunión aunque el resto del año fuese impecable. Mirar el año completo es justamente lo que evita renegociar mal por un caso aislado.
Lo que el proveedor también debería poder enseñar
Si esos datos existen en los dos lados, la conversación es mucho más corta y bastante más justa. Y si solo existen en uno, ese lado negocia mejor.
Ten en cuenta
Registrar las incidencias en el expediente del proveedor cuando ocurren cuesta un minuto y es lo único que hace posible esta preparación. Reconstruirlas en diciembre desde el correo, no.
›¿Y si es un proveedor único?
El histórico sirve igual: no para cambiar de proveedor, sino para acordar cómo se trabaja.
›¿Conviene enseñarle los datos?
Casi siempre sí: convierte una discusión de percepciones en una de hechos.
›¿Cada cuánto revisar proveedores?
Al renovar, y una vez a mitad de año para los críticos.
Un caso real
La situación
Un comprador entra a renovar convencido de que el proveedor va mal por un incidente reciente.
Qué haces
- Mira el año completo: cuatro incidencias de treinta y seis entregas
- Pide dos cambios concretos y ofrece plazo de pago
Qué consigues
Cierra la renovación con compromisos concretos en lugar de una discusión sobre percepciones.
La situación
Se negocia sin saber cuánto ha fallado el proveedor.
Qué haces
- Consulta su histórico antes de la reunión
Qué consigues
La conversación se tiene con datos.
La situación
El proveedor afirma que siempre entrega a tiempo.
Qué haces
- Enseña el histórico de entregas
Qué consigues
La discusión se cierra mirando.
La situación
Se compara a ojo entre dos proveedores.
Qué haces
- Consulta el histórico de los dos
Qué consigues
La comparación es honesta.
La situación
Se renueva un contrato sin revisar el año.
Qué haces
- Revisa el histórico antes de renovar
Qué consigues
La renovación se decide con criterio.
La situación
El proveedor pide subir precios sin justificar.
Qué haces
- Contrasta con lo entregado y lo incumplido
Qué consigues
La negociación parte de hechos.
Este artículo responde a
- preparar una negociación con un proveedor
- datos para renovar un contrato
- evaluar a un proveedor con datos
- argumentos para negociar precio