Informes y calidad
Cuando un proveedor falla una y otra vez
Del incidente suelto a la decisión: cuándo hay patrón y qué hacer con él.
Un fallo es un fallo. Tres del mismo proveedor en seis meses ya no lo son: son un patrón, y la diferencia entre verlo y no verlo es tener el histórico junto o repartido en la memoria de tres personas distintas.
Cómo se ve un patrón
| Señal | Qué suele significar |
|---|---|
| Siempre entrega tarde lo mismo | No lo tiene, y lo consigue cuando aprieta |
| Falla cuando cambia su interlocutor | El problema es su organización, no su voluntad |
| Entrega documentación caducada | No la revisa antes de mandarla |
| Falla solo en una obra o cliente | Es un problema local, no del proveedor |
Importante
La última fila es la que más veces se pasa por alto. Antes de concluir que un proveedor es malo, comprobad si falla con todos o solo en un sitio: si es en uno, el problema puede estar en cómo se le pide desde ahí.
Qué hacer con el patrón
- 1
Enseñárselo
Con fechas concretas, no con «siempre llegáis tarde». La mayoría corrige cuando ve la lista.
- 2
Ajustar lo que pedís
Si lo que falla es siempre el mismo documento, revisad si lo estáis pidiendo bien.
- 3
Decidir, y dejarlo escrito
Seguir, seguir con condiciones, o dejar de trabajar con él. Las tres son válidas; no decidir no lo es.
Ojo con esto
Cuidado con puntuar proveedores con un número sin contexto. Un proveedor con tres incidencias en trescientas entregas no es peor que uno con una en cuatro, y una puntuación mal construida acaba castigando a los que más trabajo os dan.
Ten en cuenta
Cuando la decisión sea dejar de trabajar con alguien, el histórico con fechas es lo que la sostiene si esa empresa protesta. Sin él, es vuestra impresión contra la suya.
›¿Le enseño el histórico al proveedor?
Suele ser lo más eficaz: la mayoría no sabe que hay un patrón.
›¿Cuántas incidencias son un patrón?
Depende del volumen. Lo que importa es la proporción, no el número.
›¿Y si es un proveedor imprescindible?
Entonces la decisión es seguir con condiciones, y conviene escribirlas.
Un caso real
La situación
Una empresa está a punto de romper con un proveedor por incidencias repetidas.
Qué haces
- Mira el histórico: todas son de la misma obra
- Revisa cómo se le pide desde ahí
Qué consigues
El problema era el proceso de esa obra, y el proveedor deja de fallar sin cambiar de proveedor.
La situación
Un proveedor falla la tercera vez y la conversación se tiene sin datos.
Qué haces
- Consulta su histórico de incidencias antes de reunirte
- Lleva las fechas y el impacto de cada una
- Acuerda un plan con fecha de revisión
Qué consigues
La conversación deja de ser una impresión y el proveedor sabe qué se mide.
La situación
Se cambia de proveedor sin saber si el nuevo será mejor.
Qué haces
- Compara el histórico de los dos
Qué consigues
La decisión se toma con datos.
La situación
Cada área tiene su versión de cómo va ese proveedor.
Qué haces
- Consulta la misma fuente para todas
Qué consigues
La empresa habla con una sola voz.
La situación
Se acuerda un plan y nadie lo revisa.
Qué haces
- Fija la fecha de revisión al acordarlo
Qué consigues
El plan se cumple o se sabe que no.
La situación
El proveedor mejora y nadie lo reconoce.
Qué haces
- Consulta la evolución del periodo
Qué consigues
La relación se ajusta a lo que pasa hoy.
Este artículo responde a
- proveedor que incumple repetidamente
- evaluación de proveedores incidencias
- cuándo dejar de trabajar con un proveedor
- historial de incidencias de un proveedor