Casos de uso por rol
Compras: dar de alta un proveedor sin perseguirlo
Alta con la documentación completa, contratos firmados y vencimientos bajo control.
El alta de un proveedor es una de esas tareas que parecen de cinco minutos y acaban durando tres semanas: pides seis documentos por correo, te mandan cuatro, el quinto está caducado y el sexto no llega hasta que llamas por teléfono. Y mientras tanto no se puede emitir el pedido.
Qué se pide en un alta
- Datos fiscales y certificado de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social.
- Seguro de responsabilidad civil, con su fecha de vencimiento.
- Datos bancarios, que conviene pedir como dato y no como PDF suelto.
- Condiciones aceptadas: plazos de pago, política de calidad, cláusulas de confidencialidad.
- Lo específico de tu sector: certificaciones, homologaciones, habilitaciones.
Importante
Los datos bancarios pedidos por correo son el vector clásico del fraude del CEO: alguien intercepta el hilo y manda un número de cuenta distinto. Pedirlos dentro de un circuito con enlace propio y registro de quién los aportó cierra esa puerta.
El contrato, en el mismo circuito
Lo habitual es que el alta documental y la firma del contrato marco vayan por caminos distintos: una por correo y otra por un servicio de firma. Ponerlos en el mismo proceso, como dos fases, hace que el contrato no salga a firmar hasta que la documentación está aprobada — que es el orden correcto y el que casi nunca se respeta.
Antes de pagar
Validar que el certificado de estar al corriente sigue vigente en el momento del pago, y no en el del alta, es lo que evita la responsabilidad solidaria. Con la fecha de caducidad registrada, esa comprobación deja de ser un recordatorio en la agenda de alguien.
Preguntas frecuentes
›¿Puedo usar el mismo proceso para todos los proveedores?
Puedes, pero suele salir mejor uno por tipo: a un proveedor de servicios no se le pide lo mismo que a uno de material o a un transportista.
›¿Y si el proveedor ya trabaja con nosotros pero no tiene expediente?
Se le lanza el proceso igual. Al ser un enlace y no un alta en un portal, la fricción es baja y la mayoría contesta.
›¿Cómo controlo las renovaciones anuales?
Con la fecha de caducidad en cada documento. El aviso sale antes de vencer y se puede relanzar solo lo que caduca, no el alta entera.
›¿Se integra con el ERP?
Hay API pública: el alta puede dispararse desde el ERP y el resultado volver a él cuando el expediente se cierra.
Un caso real
La situación
Compras necesita emitir un pedido urgente a un proveedor nuevo y el alta suele tardar dos semanas.
Qué haces
- Lanza el proceso de alta con las dos fases: documentación y contrato
- El proveedor sube todo desde el móvil el mismo día
- El contrato sale a firmar en cuanto la documentación queda aprobada
Qué consigues
El pedido se emite en 48 horas en vez de en dos semanas, y con el expediente completo, no a pesar de él.
La situación
El alta de un proveedor tarda semanas de correos.
Qué haces
- Lanza el proceso y deja que recuerde solo
Qué consigues
El alta se cierra sin perseguir.
La situación
Cada comprador pide documentos distintos.
Qué haces
- Comparte una plantilla única
Qué consigues
El proveedor recibe una petición coherente.
La situación
Se compra a un proveedor sin expediente.
Qué haces
- Lanza el alta con el primer pedido
Qué consigues
Ningún proveedor entra sin expediente.
La situación
No se sabe qué proveedores están al día.
Qué haces
- Consulta el estado de todos a la vez
Qué consigues
Se compra sabiendo.
La situación
Un proveedor pregunta qué le falta.
Qué haces
- Le enseña su propia lista
Qué consigues
Contesta él solo.
Este artículo responde a
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