Casos de uso por rol
Qué mirar una vez al mes si diriges
Cuatro cosas, quince minutos, y ninguna es un panel de indicadores.
La mayoría de los problemas documentales llegan a dirección cuando ya son un incidente: una sanción, un cliente que retiene un pago, una obra parada. Casi todos se veían venir, y se ven en cuatro cifras que no hace falta mirar más de una vez al mes.
Las cuatro
- 1
Qué porcentaje está al día
Y sobre todo, cómo se mueve. Un 92 % bajando preocupa más que un 85 % subiendo.
- 2
Qué lleva más tiempo parado
No cuántos casos hay abiertos: cuál es el más viejo. Ahí están los problemas.
- 3
Cuántas excepciones se aprobaron
Las veces que alguien dejó pasar algo incompleto. Si suben, el proceso no encaja con la realidad.
- 4
Y qué caduca en los próximos noventa días
Es lo único que os permite decidir con margen en lugar de reaccionar.
Importante
La tercera es la que casi nadie mira y la que más información da. Un aumento de excepciones no significa que la gente cumpla peor: significa casi siempre que el proceso pide algo que la operativa no puede dar, y eso se arregla cambiando el proceso.
Lo que NO hace falta que miréis
| Esto | Por qué no |
|---|---|
| El detalle caso por caso | Si tenéis que mirarlo, hay un problema de reparto, no de datos |
| Quince indicadores | Ninguno provocará una decisión |
| Lo que va bien y sigue igual | Una línea basta |
Ojo con esto
Si para responder a las cuatro preguntas alguien tiene que dedicar una mañana a recopilar, ese es el hallazgo del mes. Un dato que cuesta una mañana se calcula distinto cada vez y deja de ser comparable, que es lo único que lo hacía útil.
La pregunta que conviene hacer en la reunión
«¿Qué decisión necesitáis de mí este mes?» Si la respuesta es «ninguna» dos meses seguidos, o va todo muy bien o el informe no está contando lo que pasa. Las dos posibilidades merecen una conversación.
Ten en cuenta
Si vuestra empresa trabaja con clientes grandes, añadid una quinta: cuántas auditorías o requerimientos de cliente hubo y cómo se respondieron. Es el mejor indicador anticipado de si el sistema aguanta.
›¿Quince minutos son suficientes?
Para mirar, sí. Para decidir lo que salga, depende.
›¿Debería mirarlo yo o delegarlo?
Mirar las cuatro, sí. El detalle, no.
›¿Y si los números están mal?
Es un hallazgo tan válido como cualquier otro, y suele apuntar al proceso.
Un caso real
La situación
Una gerente recibe un informe de quince indicadores y no lo lee.
Qué haces
- Pide solo cuatro cifras con su tendencia
- Añade la pregunta de qué decisión hace falta este mes
Qué consigues
Detecta con tres meses de antelación una subida de excepciones que anticipaba un problema de proceso.
La situación
La revisión mensual se hace preguntando al equipo.
Qué haces
- Consulta el estado ya calculado
Qué consigues
La reunión empieza con datos.
La situación
Se mira todo y no se decide nada.
Qué haces
- Mira lo que lleva parado demasiado
Qué consigues
La revisión produce decisiones.
La situación
El indicador sube y nadie sabe por qué.
Qué haces
- Compara con el periodo anterior
Qué consigues
El cambio se localiza.
La situación
Cada área presenta su versión.
Qué haces
- Consulta la misma fuente para todas
Qué consigues
La foto es común.
La situación
La revisión se salta un mes y se pierde el hilo.
Qué haces
- Programa la revisión en el calendario
Qué consigues
La periodicidad se cumple.
Este artículo responde a
- qué debe revisar un gerente cada mes
- indicadores de riesgo documental para dirección
- revisión mensual de cumplimiento
- qué mirar como director general