Informes y calidad
El informe mensual en diez minutos
Tres cifras, una comparación y una frase. Lo demás sobra.
El informe mensual se come una mañana entera y casi nadie lo lee. Suele ser porque intenta contarlo todo, cuando quien lo recibe solo necesita saber tres cosas: si vamos bien, si algo empeora y si hay que decidir algo.
La estructura que funciona
- 1
Tres cifras, siempre las mismas
Cambiar las métricas cada mes impide comparar, que es de lo que se trata.
- 2
La comparación con el mes anterior
Un número solo no dice nada. «84 %» no informa; «84 %, tres puntos menos» sí.
- 3
Una frase de por qué
La explicación de lo que se movió. Es lo único que no puede salir de un panel.
- 4
Y lo que necesitáis de quien lo lee
Si no pedís nada, el informe es decorativo. Si pedís algo, se convierte en una reunión útil.
Importante
El cuarto punto es el que separa un informe que se lee de uno que se archiva. «Dos proveedores llevan sesenta días sin aportar; necesito que compras decida si se les para el pedido» es un informe que provoca una decisión.
Qué tres cifras elegir
| Cifra | Qué dice | Por qué esa |
|---|---|---|
| Porcentaje al día | El estado general | Es la que todos entienden sin explicar |
| Cuánto se tarda de media | Si el proceso mejora | Sube antes de que baje el porcentaje |
| Cuántos casos abiertos y su antigüedad | Dónde duele ahora | Señala el trabajo concreto de este mes |
Ojo con esto
No metáis quince indicadores porque están disponibles. Cada uno que añadís reduce la probabilidad de que alguien mire los tres que importan, y ninguno de los quince provocará una decisión.
Lo que no hace falta explicar
Ten en cuenta
Si el informe sale de lo que ya está registrado, se hace en minutos y siempre con los mismos criterios. Si hay que recopilarlo a mano, además de tardar, cada mes se calcula un poco distinto y las comparaciones dejan de valer.
›¿Y si dirección pide más detalle?
Se manda el detalle de lo que pregunten, no de todo por si acaso.
›¿Sirve el mismo informe para un cliente?
El formato sí; el contenido no: un cliente quiere lo suyo, no vuestro global.
›¿Mensual o semanal?
Mensual para dirección, semanal solo si hay algo que corregir sobre la marcha.
Un caso real
La situación
Un responsable de calidad dedica una mañana al informe y nadie lo comenta nunca.
Qué haces
- Lo reduce a tres cifras fijas, la comparación y una petición concreta
Qué consigues
El informe se lee, y por primera vez genera una decisión de compras.
La situación
El informe mensual ocupa una tarde entera de copiar y pegar.
Qué haces
- Consulta el estado ya calculado del periodo
- Guarda el formato como plantilla
- Prográmalo para que se genere solo
Qué consigues
El informe pasa de una tarde a diez minutos y sale aunque ese día haya otra cosa.
La situación
El informe llega el día 15 y ya no sirve.
Qué haces
- Prográmalo para el primer día hábil
Qué consigues
El dato llega cuando aún se puede actuar.
La situación
Cada mes se cambia el formato y no se puede comparar.
Qué haces
- Mantén el mismo formato
Qué consigues
La comparación entre meses tiene sentido.
La situación
El informe incluye todo y nadie lo lee entero.
Qué haces
- Deja los indicadores que cambian decisiones
Qué consigues
El informe se lee.
La situación
Se pregunta por un dato del informe y hay que rehacerlo.
Qué haces
- Conserva el desglose junto al informe
Qué consigues
La pregunta se contesta en minutos.
Este artículo responde a
- informe mensual de cumplimiento
- qué poner en el informe de calidad del mes
- reportar el estado documental a dirección
- informe mensual rápido