Casos de uso por rol
Si llevas recursos humanos y eres una persona
Altas, anexos y formaciones para cien personas sin un equipo detrás.
El problema de llevar recursos humanos en una empresa mediana no es la dificultad: es el volumen de cosas pequeñas que solo puedes hacer tú, todas con fecha, y ninguna delegable. Tres de ellas se pueden dejar de hacer a mano.
1. Las altas
Contrato, documentación y formación del primer día siempre son las mismas. Montado como proceso, la persona lo recibe al aceptar la oferta y llega con todo firmado.
2. Los envíos a toda la plantilla
Un anexo de convenio a ciento veinte personas es un envío, no ciento veinte. Y el seguimiento te dice a quién llamar, en vez de tener que cruzar una lista a mano.
3. Las formaciones que caducan
Prevención, manipulación de alimentos, riesgos específicos. Marcadas con su vencimiento, avisan dos meses antes en lugar de aparecer en una inspección.
| Lo que hoy te come el tiempo | Lo que pasa a ser |
|---|---|
| Perseguir documentación de altas | El proceso persigue; tú llamas a los dos que faltan |
| Mandar anexos de uno en uno | Un envío y una lista de rezagados |
| Llevar la cuenta de las formaciones | Un aviso que llega solo |
| Buscar el contrato de alguien de 2021 | Una búsqueda |
Importante
Aquí se manejan documentos de identidad, nóminas y datos de salud: pide lo mínimo, guárdalo donde solo lo veas tú y quien deba, y no lo dejes circulando por correo. Es el área donde un descuido tiene más consecuencias para personas concretas.
Ten en cuenta
Si empiezas por una cosa, que sean las altas: es lo que más se repite y lo que más papel mueve por persona.
›¿Puede firmar alguien que aún no ha entrado?
Sí, y es lo recomendable: el contrato firmado antes del primer día.
›¿Y los que no tienen correo de empresa?
Se les manda al personal o por SMS.
›¿Se puede separar lo que ve cada responsable?
Sí, por equipos. Un jefe de área no tiene por qué ver las nóminas de otro.
Un caso real
La situación
Una responsable de RRHH lleva sola una plantilla de 130 personas.
Qué haces
- Monta el alta como proceso
- Manda el anexo anual en un envío
- Marca las formaciones con vencimiento
Qué consigues
Recupera la semana de septiembre que antes se le iba entera en el anexo de convenio.
La situación
Una persona lleva todo el personal y no da abasto.
Qué haces
- Automatiza las peticiones que se repiten
Qué consigues
El tiempo se dedica a lo que exige criterio.
La situación
Las altas llegan el mismo día de la incorporación.
Qué haces
- Lanza el proceso al firmar la contratación
Qué consigues
El alta se prepara con antelación.
La situación
La documentación caduca sin que nadie lo note.
Qué haces
- Registra vencimientos por persona
Qué consigues
El aviso llega con margen.
La situación
Se va de vacaciones y todo se para.
Qué haces
- Deja el expediente accesible al equipo
Qué consigues
El trabajo no depende de una persona.
La situación
Una inspección pide documentación de la plantilla.
Qué haces
- Consulta el expediente de cada persona
Qué consigues
La entrega se prepara en minutos.
Este artículo responde a
- gestionar documentación laboral yo sola
- firmar anexos a toda la plantilla
- control de formaciones obligatorias
- rrhh en una pyme herramientas