Casos de uso por sector
Contratar con clientes particulares
Presupuesto aceptado, contrato firmado y trabajo empezado el mismo día.
Un instalador, un fotógrafo, un taller, una empresa de reformas: el patrón es el mismo. Se manda un presupuesto, el cliente dice que sí por WhatsApp, y cuando hay un problema resulta que ese «sí» no fija nada — ni el alcance, ni el precio, ni el plazo.
Lo que cambia al hacerlo firmar
| Con un «vale» por mensaje | Con el presupuesto firmado |
|---|---|
| No consta qué versión aceptó | Consta el documento exacto |
| No consta cuándo | Consta la hora certificada |
| Discutir el alcance es su palabra contra la tuya | El alcance es el que firmó |
El circuito completo, en un día
- 1
Mandas el presupuesto a firmar, con el alcance y el plazo dentro.
- 2
El cliente lo firma desde el móvil, sin cuenta ni instalar nada.
- 3
Empiezas el trabajo con el alcance fijado.
- 4
Al terminar, el acuse de conformidad, también firmado.
Importante
El acuse del final es el que más se olvida y el que más problemas evita al cobrar. Un trabajo entregado sin conformidad firmada es el que se discute cuando llega la factura.
Ojo con esto
Si trabajas con consumidores, hay requisitos de información previa y de desistimiento que dependen de tu actividad. La plataforma te ayuda a probar qué firmó y cuándo; qué tiene que decir ese documento lo dice la normativa, y conviene preguntárselo a tu asesor.
Ten en cuenta
Para trabajos pequeños puede parecer excesivo. Lo es hasta el primer cliente que discute el alcance: a partir de ahí, cuesta dos minutos y ahorra semanas.
›¿Le cuesta algo al cliente?
No, nunca.
›¿Necesita instalar algo?
No. Abre un enlace y firma.
›¿Y si cambia el alcance a mitad?
Un anexo firmado. Es más rápido que discutirlo al final.
Un caso real
La situación
Una empresa de reformas acepta presupuestos por WhatsApp y discute el alcance en la mitad de las obras.
Qué haces
- Manda el presupuesto a firmar, con el alcance dentro
- Pide conformidad firmada al terminar
Qué consigues
Las discusiones de alcance desaparecen y las facturas se cobran sin la conversación de siempre.
La situación
Un instalador firma presupuestos con particulares en el salón del cliente y luego los pierde.
Qué haces
- Manda a firmar desde el móvil en el momento
- Guarda el firmado en el proyecto del cliente
- Conserva la evidencia junto al documento
Qué consigues
El presupuesto queda firmado antes de salir de casa del cliente y no depende de un papel.
La situación
El cliente niega haber aceptado el presupuesto.
Qué haces
- Aporta el firmado con sus evidencias
Qué consigues
La aceptación se sostiene.
La situación
Se firma en papel y se escanea días después.
Qué haces
- Firma electrónicamente en el momento
Qué consigues
Se ahorra el circuito de imprimir y escanear.
La situación
El cliente pide copia meses después.
Qué haces
- Consulta el proyecto y entrégala
Qué consigues
La petición se atiende sin buscar.
La situación
Se cambia el presupuesto de palabra durante la obra.
Qué haces
- Registra el cambio por escrito y hazlo firmar
Qué consigues
La factura final no sorprende.
La situación
Los datos del cliente particular se guardan sin criterio.
Qué haces
- Aplica la política de conservación
Qué consigues
Se conserva lo que tiene motivo y plazo.
La situación
El cliente no tiene ordenador ni correo.
Qué haces
- Firma desde su propio móvil sin instalar nada
Qué consigues
La firma se resuelve allí mismo.
Este artículo responde a
- que el cliente firme el presupuesto
- contrato de servicios con un particular
- aceptar un presupuesto a distancia
- firmar con clientes sin oficina