Trabajar con otros
Compartir un espacio con alguien de fuera
Cuando el ida y vuelta con un tercero dura meses y no cabe en un enlace.
Pedir documentos con un enlace funciona cuando la relación es puntual. Cuando con ese tercero vais a intercambiar cosas durante meses —una obra larga, un proyecto, un cliente que manda material cada semana— el enlace se queda corto.
Enlace o espacio compartido
| Situación | Qué usar |
|---|---|
| Le pides cuatro documentos una vez | Un expediente con su enlace |
| Intercambio continuo durante meses | Un espacio compartido |
| Él también tiene que dejaros cosas a vosotros | Un espacio compartido |
| Hay varias personas por cada lado | Un espacio compartido |
Lo que ve y lo que no
Importante
Un espacio compartido es más cómodo y por eso es más fácil meter ahí de más. Antes de subir algo, pregúntate si esa persona tiene que verlo: lo que entra en un espacio compartido lo ve el otro lado, sin más filtro.
Ojo con esto
Cuando la relación termine, cierra el espacio ese día. Es lo que más se olvida, porque no molesta a nadie que siga abierto — hasta que molesta.
Ten en cuenta
Si trabajáis con varios clientes que compiten, un espacio por cliente no es organización: es lo que impide que uno vea material del otro.
›¿Necesita cuenta el de fuera?
Para un espacio continuado sí; para un expediente puntual, no.
›¿Puedo ver qué ha mirado?
Sí, los accesos quedan registrados.
›¿Se puede pasar de enlace a espacio?
Sí, sin perder lo ya entregado.
Un caso real
La situación
Una constructora intercambia planos y certificados con la misma ingeniería durante dos años.
Qué haces
- Abre un espacio compartido en lugar de mandar enlaces sueltos
- Lo cierra al terminar la obra
Qué consigues
Deja de haber documentos circulando por correo y todo queda con su fecha en un sitio.
La situación
Una constructora comparte una carpeta de red con su asesoría y acaba con acceso a expedientes de otros clientes.
Qué haces
- Comparte el expediente concreto y no la carpeta
- Limita el acceso a lectura si solo tiene que consultar
- Retira el acceso cuando termine el encargo
Qué consigues
El asesor ve lo que necesita, queda rastro de qué consultó y el acceso caduca con el trabajo.
La situación
Se comparte con un externo y nadie sabe qué ha abierto.
Qué haces
- Consulta el registro de accesos de ese expediente
Qué consigues
La pregunta se contesta con datos en lugar de con una suposición.
La situación
El externo pide acceso a todo para no molestar cada semana.
Qué haces
- Concede lo que necesita para su tarea concreta
- Amplía después si hace falta y queda registrado
Qué consigues
El alcance crece con motivo en lugar de por comodidad.
La situación
Termina el proyecto y el consultor sigue entrando seis meses después.
Qué haces
- Pon fecha de caducidad al conceder el acceso
Qué consigues
El acceso se cierra solo aunque nadie se acuerde.
La situación
Se comparte un enlace por correo y acaba reenviado a un tercero.
Qué haces
- Comparte con la persona, no con un enlace abierto
Qué consigues
El acceso queda a nombre de quien lo usa.
La situación
El externo sube documentos y no consta quién fue.
Qué haces
- Regístralo como participante con su nombre
Qué consigues
Cada aportación tiene autor y fecha.
La situación
Dos consultoras trabajan en el mismo proyecto y se ven entre ellas.
Qué haces
- Separa el alcance de cada una
Qué consigues
Cada una ve lo suyo sin cruzarse.
Este artículo responde a
- espacio compartido con un cliente
- trabajar con un proveedor de forma continua
- carpeta compartida con alguien externo
- colaborar con un tercero sin darle acceso a todo