Consigne
Qué ve exactamente quien lo recibe
La pantalla que más gente ve de toda la plataforma, descrita paso a paso.
Por cada persona de tu equipo que entra en la plataforma hay veinte que solo ven una pantalla: la que abre el enlace que les mandaste. Conviene saber qué hay en ella, porque es la impresión que se llevan de tu empresa.
Lo que ve, en orden
- 1
Quién le escribe
Tu nombre y el de tu empresa, arriba. Si tenéis marca propia configurada, con vuestro color y logo.
- 2
Qué le pides, en lista
Solo lo suyo. No ve el expediente entero ni lo de otros participantes.
- 3
Qué es obligatorio y qué no
Marcado. Es lo que le permite entregar lo que tiene y no bloquearse por lo que no.
- 4
Un botón para subir o firmar
Y nada más. Sin registro, sin contraseña, sin instalar.
Lo que NO ve
- Los documentos de otros participantes, aunque estén en el mismo expediente.
- Vuestras notas internas ni vuestros comentarios.
- El resto de vuestros proveedores o clientes.
- Nada de vuestra organización más allá de lo que le habéis pedido.
Importante
Esa separación es dura, no una cuestión de configuración: dos subcontratas del mismo expediente no se ven entre sí. Es lo que permite pedirles documentación sensible sin que compartan nada.
Ojo con esto
El título de cada solicitud es lo único que le explica qué quieres. «Doc 3» le deja adivinando; el nombre completo del documento se entiende a la primera.
Ten en cuenta
Ábrete el enlace a ti mismo la primera vez que montes un proceso. Se tarda un minuto y cambia bastante cómo escribes los títulos.
›¿Funciona en el móvil?
Sí, y es donde lo abre la mayoría.
›¿Caduca el enlace?
Tiene fecha límite; se puede reenviar uno nuevo al momento.
›¿Puede volver más tarde?
Sí, con el mismo enlace, y ve lo que ya entregó.
Un caso real
La situación
Una empresa monta su primer proceso y se manda el enlace a sí misma.
Qué haces
- Ve que sus títulos eran «Doc 1», «Doc 2» y «Cert»
- Los reescribe con el nombre completo de cada documento
Qué consigues
Los proveedores dejan de entregar el documento equivocado desde el primer envío.
La situación
El destinatario no sabe si el correo es legítimo.
Qué haces
- Incluye contexto reconocible en el aviso
Qué consigues
Se abre en lugar de descartarse.
La situación
El destinatario no encuentra el botón de firmar.
Qué haces
- Revisa cómo se ve en un móvil pequeño
Qué consigues
El recorrido funciona en el dispositivo real.
La situación
El texto del aviso usa jerga interna.
Qué haces
- Lo reescribe pensando en quien no os conoce
Qué consigues
Bajan las llamadas de aclaración.
La situación
El destinatario abre y no sabe qué hacer después.
Qué haces
- Deja claro el paso siguiente en la pantalla
Qué consigues
El proceso se completa sin ayuda.
La situación
Nadie del equipo ha visto esa pantalla nunca.
Qué haces
- Se manda una petición a sí mismo
Qué consigues
Se conoce lo que ve el otro lado.
Este artículo responde a
- qué ve el firmante al abrir el enlace
- cómo es el portal externo
- el proveedor ve el resto de documentos
- qué aspecto tiene lo que envío