Trabajar con otros
Cuando vuestro cliente usa su propia plataforma
Tener que subir lo mismo en cinco sitios distintos, y cómo dejar de duplicar.
Trabajáis para cinco clientes grandes y cada uno tiene su portal. Los cinco os piden lo mismo —seguro, estar al corriente, formación de vuestra gente— y hay que subirlo cinco veces, con cinco calendarios de renovación distintos que nadie lleva junto.
Lo que hay que separar
| Qué | Dónde vive | Quién lo mantiene |
|---|---|---|
| Vuestra documentación real | Vuestro expediente, una sola vez | Vosotros |
| La copia en el portal del cliente A | Su portal | Vosotros, subiéndola |
| La copia en el portal del cliente B | Su portal | Vosotros, otra vez |
Importante
El error es tratar el portal del cliente como el sitio donde vive vuestra documentación. Vive en el vuestro; los portales son copias, y cuando se renueva algo hay que actualizar todas. Si el original vive en cinco sitios, no hay original.
Cómo se deja de duplicar el trabajo
- 1
Un único expediente vuestro
Con la versión buena de cada documento y su caducidad marcada.
- 2
Una lista de dónde hay copia
Qué portal de qué cliente tiene qué documento. Sin esa lista, la renovación siempre se olvida en alguno.
- 3
Al renovar, actualizar todas
Es el momento en que se hace, no cuando el cliente avisa de que tenéis algo vencido.
Ojo con esto
Un documento caducado en el portal de un cliente puede bloquearos el acceso a su obra o el cobro de una factura, aunque el vuestro esté al día. Para ese cliente, la verdad es lo que hay en su portal.
Si el portal lo permite
Algunos clientes aceptan un enlace de verificación en lugar de una copia. Es lo mejor de los dos mundos: ellos comprueban en el momento y vosotros dejáis de mantener copias. Preguntadlo: se concede más veces de lo que se pide.
Ten en cuenta
Si un agente puede entrar en ese portal a subir la documentación, esta es una de las tareas donde más compensa — es mecánico, repetitivo y verificable.
›¿Puedo darle acceso al cliente en vez de subirlo?
Depende de su política; merece la pena preguntarlo.
›¿Y si cada portal pide otro formato?
Guardad el original y adaptad copias; nunca al revés.
›¿Cuántos portales son demasiados?
A partir de tres, sin una lista de dónde hay copia se os va a olvidar alguno.
Un caso real
La situación
Una subcontrata renueva su seguro y a las tres semanas un cliente le bloquea el acceso a obra.
Qué haces
- Mantiene un expediente propio con la lista de portales donde hay copia
- Al renovar, actualiza los cinco
Qué consigues
Deja de descubrir por bloqueos que se le había olvidado uno.
La situación
Cinco clientes tienen su propio portal y el equipo mantiene la misma documentación en seis sitios.
Qué haces
- Mantén un único expediente propio al día
- Sube a cada portal desde ahí, no desde carpetas sueltas
- Registra qué se subió a cada uno y cuándo
Qué consigues
La renovación se hace una vez y se replica, en lugar de repetirse cinco veces con versiones distintas.
La situación
Se renueva un documento y solo se actualiza en tres portales.
Qué haces
- Consulta a qué clientes hay que replicarlo
Qué consigues
Ningún cliente se queda con la versión vieja.
La situación
Cada portal pide el mismo documento con otro nombre.
Qué haces
- Guarda el original y adapta al subir
Qué consigues
El trabajo de fondo se hace una vez.
La situación
El portal del cliente rechaza el documento sin decir por qué.
Qué haces
- Pregunta el motivo concreto antes de resubir
Qué consigues
El segundo intento va dirigido.
La situación
Nadie sabe qué caduca en qué portal.
Qué haces
- Registra los vencimientos en el expediente propio
Qué consigues
El aviso llega una vez y cubre todos los portales.
La situación
El cliente cambia de portal y hay que empezar de cero.
Qué haces
- Conserva el expediente propio al margen del portal
Qué consigues
El cambio del cliente no os cuesta el histórico.
La situación
Dos personas suben cosas distintas al mismo portal.
Qué haces
- Asigna un responsable por cliente
Qué consigues
El portal recibe una versión coherente.
Este artículo responde a
- mi cliente me obliga a usar su plataforma
- subir documentación en varios portales
- cada cliente tiene su sistema documental
- duplicar documentación para clientes