Trabajar con otros
Lo que has firmado o entregado a otros
Tu propio historial cuando el que pide es otro, no tú.
Casi todo el centro de ayuda está escrito desde el lado de quien pide. Pero si tenéis cuenta y además sois proveedores de alguien, también estáis del otro lado: firmáis contratos, entregáis certificados, respondéis peticiones. Todo eso también es vuestro historial.
Para qué sirve tenerlo junto
Lo que suele buscarse aquí
| Situación | Qué se busca |
|---|---|
| Un cliente reclama sobre un acuerdo antiguo | El documento exacto que se firmó, con su fecha |
| Hay que renovar documentación con varios clientes | Qué se entregó a cada uno y cuándo |
| Alguien pregunta si ya se envió algo | El acuse, en vez de la memoria |
Importante
Lo que firmasteis está firmado por vosotros y no se puede modificar después, igual que lo que os firman a vosotros. Es la misma propiedad vista desde el otro lado, y conviene tenerlo presente antes de firmar: lo que aceptáis queda aceptado.
Ten en cuenta
Si sois a la vez cliente y proveedor de la misma empresa, aquí se ve la mitad de la relación y en vuestros expedientes la otra. Son dos vistas del mismo trato.
Ojo con esto
Que tengáis cuenta no significa que necesitéis una para responder a alguien. Vuestros propios proveedores no la necesitan, y conviene no pedírsela.
›¿Puedo descargar lo que firmé?
Sí, con sus evidencias dentro.
›¿Lo ve mi equipo?
Según los permisos que tengáis puestos.
›¿Se puede verificar un documento que firmé?
Sí, en la página pública, igual que cualquiera.
Un caso real
La situación
Una empresa necesita el acuerdo que firmó con un cliente hace tres años y ya no tiene el correo.
Qué haces
- Lo busca en su propio historial de participaciones
Qué consigues
Lo recupera con sus evidencias sin tener que pedírselo al cliente, que es justo con quien está discutiendo.
La situación
Un cliente pide copia de todo lo que se le ha firmado en dos años y hay que buscar en el correo de cuatro personas.
Qué haces
- Consulta el histórico de lo firmado y entregado a ese cliente
- Comprueba qué versión se le entregó de cada documento
- Entrega desde la plataforma para que quede constancia
Qué consigues
La entrega se prepara en una tarde y consta exactamente qué recibió y cuándo.
La situación
Se entrega una versión distinta de la que se firmó.
Qué haces
- Consulta qué versión llevaba la firma
Qué consigues
Las dos partes tienen el mismo documento.
La situación
El cliente dice que nunca recibió algo que sí se envió.
Qué haces
- Consulta la fecha de envío y de entrega
Qué consigues
La discusión se cierra con el registro.
La situación
Se busca por el nombre del fichero y no aparece.
Qué haces
- Busca por el contenido o por el cliente
Qué consigues
Se encuentra sin depender de cómo se llamó.
La situación
Nadie sabe qué se ha entregado a cada cliente.
Qué haces
- Consulta el histórico por cliente
Qué consigues
La foto existe sin reconstruirla.
La situación
Se reenvía un documento y no consta la segunda entrega.
Qué haces
- Registra cada envío con su fecha
Qué consigues
El histórico refleja todas las veces.
La situación
El cliente pide la copia años después de terminar la relación.
Qué haces
- Conserva el histórico según la política de conservación
Qué consigues
La petición se atiende sin depender de una carpeta perdida.
Este artículo responde a
- dónde veo lo que he firmado
- documentos que he entregado a otras empresas
- historial de mis firmas
- buscar un documento que firmé hace tiempo