Trabajar con otros
Por dónde empezar a automatizar
La primera cosa que conviene dejar funcionando sola, y por qué esa.
La respuesta corta es la insistencia: los recordatorios a los 3, 7 y 12 días. Es lo que más tiempo devuelve, lo que menos puede romper y lo que se entiende sin explicar nada.
Por qué esa y no otra
| Criterio | La insistencia automática |
|---|---|
| ¿Cuánto tiempo devuelve? | Mucho: es el trabajo más repetitivo que hay |
| ¿Qué pasa si falla? | Poco: un recordatorio de más o de menos |
| ¿Hay que decidir algo? | No: es una regla clara sin excepciones |
| ¿Se nota el efecto? | En dos semanas, y en la entrega |
Importante
Las cuatro respuestas juntas son lo que la hace la primera. Una automatización que devuelve mucho pero puede romper algo grave no es la primera; una que no rompe nada pero tampoco devuelve nada, tampoco.
El orden de las siguientes
- 1
Insistencia automática
Recordatorios espaciados. Semana uno.
- 2
Avisos de caducidad
Con margen según quién renueva cada cosa. Semana dos.
- 3
Una regla de las aburridas
Abrir una tarea cuando algo lleva demasiado parado.
- 4
Y solo entonces, lo demás
Cuando las tres anteriores lleven un mes funcionando sin que nadie las toque.
Ojo con esto
No empecéis por lo que decide. Aprobar, rechazar o bloquear a alguien son decisiones vuestras y automatizarlas antes de tener confianza en el resto es la forma más rápida de tener que desandar el camino.
Cómo saber que ha funcionado
Si a las dos semanas os habéis olvidado de que existe, va bien. Una automatización que hay que vigilar todos los días no está resolviendo nada: está trasladando el trabajo de un sitio a otro.
Ten en cuenta
Cada acción automática consume igual que si la hiciera una persona. Una regla que se dispara mil veces gasta mil: mirad el desglose el primer mes, no el sexto.
›¿Y si mi caso es distinto?
El criterio sirve igual: mucho retorno, poco daño si falla, sin decisiones.
›¿Puedo automatizar varias cosas a la vez?
Podéis, y luego no sabréis cuál causó qué. De una en una.
›¿Se puede desactivar?
Sí, en cualquier momento.
Un caso real
La situación
Una empresa quiere automatizar la aprobación de documentación para ir más rápido.
Qué haces
- Empieza por la insistencia automática
- Deja la aprobación en manos de una persona
Qué consigues
Recupera la mayor parte del tiempo sin delegar ninguna decisión de la que responde.
La situación
Se quiere automatizar y se empieza por el proceso más complejo de la empresa.
Qué haces
- Empieza por lo que se repite cada semana y no exige criterio
- Mide cuánto tiempo consume hoy antes de tocarlo
- Comprueba a las cuatro semanas si el ahorro es real
Qué consigues
La primera automatización se amortiza en un mes y da criterio para elegir la segunda.
La situación
Se automatiza algo que ocurre tres veces al año.
Qué haces
- Cuenta la repetición antes de invertir
Qué consigues
El esfuerzo va donde compensa.
La situación
Se automatiza un proceso que aún cambia cada semana.
Qué haces
- Estabiliza el proceso antes de automatizarlo
Qué consigues
La automatización no se rehace cada mes.
La situación
Se automatiza copiando el circuito de papel con sus pasos muertos.
Qué haces
- Quita los pasos que existían solo por el papel
Qué consigues
El proceso nuevo es más corto que el que sustituye.
La situación
Se automatiza lo que decide y no lo que persigue.
Qué haces
- Automatiza pedir, recordar y avisar
Qué consigues
Lo repetitivo desaparece y el criterio se queda.
La situación
Nadie mide si la automatización sirvió.
Qué haces
- Compara con el tiempo que costaba antes
Qué consigues
La siguiente decisión se toma con datos.
La situación
Se automatizan cinco cosas a la vez y nada funciona bien.
Qué haces
- Monta una, compruébala y pasa a la siguiente
Qué consigues
Cada una se entiende y se puede arreglar.
Este artículo responde a
- qué automatizo primero
- primera automatización recomendada
- por dónde empiezo con la automatización
- automatizar sin complicarme