Trabajar con otros
Reglas que hacen cosas solas
«Cuando pase esto, haz aquello»: automatizar sin programar nada.
Buena parte del trabajo repetitivo tiene la forma «cuando pase X, hay que hacer Y»: cuando se complete el expediente, avisar a producción; cuando caduque un seguro, abrir una tarea; cuando falte un documento, recordárselo a alguien. Eso se puede dejar escrito una vez.
La forma de una regla
| Cuando pasa esto… | …haz esto |
|---|---|
| Se completa un expediente | Avisar a quien tiene que actuar |
| Caduca algo obligatorio | Crear una tarea con responsable |
| Se rechaza un documento | Avisar a quien lo pidió |
| Falta un documento detectado | Abrir el recordatorio al tercero |
| Lleva X días parado | Crear una tarea de llamar |
Importante
Una regla convierte una intención en algo que ocurre. Es también su riesgo: una regla mal puesta hace lo suyo cientos de veces sin que nadie la pare. Empezad con una, mirad qué hace durante dos semanas, y añadid la siguiente.
Lo que conviene automatizar
Lo que no
Todo lo que tenga un «depende». Aprobar, rechazar, bloquear a un proveedor o dar por bueno un documento son decisiones, y una regla no responde de ellas si sale mal.
Ojo con esto
Cada acción que dispara una regla consume, igual que si la hiciera una persona. Una regla que se dispara mil veces gasta mil: conviene mirar el desglose el primer mes.
Ten en cuenta
La regla que más devuelve casi siempre es la más aburrida: abrir una tarea cuando algo lleva parado demasiado. Es lo que nadie hace a mano y lo que más expedientes muertos evita.
›¿Puedo pararlas?
Sí, y conviene saber cómo antes de necesitarlo.
›¿Queda registrado lo que hizo una regla?
Sí, igual que lo que hace una persona.
›¿Cuántas conviene tener?
Pocas y entendidas. Veinte reglas que nadie recuerda son un sistema que nadie controla.
Un caso real
La situación
Una empresa acumula expedientes parados porque nadie revisa cuáles llevan semanas sin moverse.
Qué haces
- Pone una regla: a los 21 días parado, abrir tarea al responsable
Qué consigues
Los expedientes muertos dejan de acumularse sin que nadie tenga que acordarse de revisarlos.
La situación
Una regla lanza el proceso de alta al crear un proveedor y nadie revisa qué dispara.
Qué haces
- Consulta qué reglas están activas y qué hace cada una
- Prueba la regla con un caso real antes de dejarla suelta
- Revisa a las cuatro semanas si sigue teniendo sentido
Qué consigues
El sistema hace cosas conocidas en lugar de sorprender a alguien un martes.
La situación
Dos reglas se disparan con lo mismo y el proveedor recibe dos avisos.
Qué haces
- Comprueba solapes antes de añadir una nueva
Qué consigues
El destinatario recibe un mensaje y no dos.
La situación
Una regla se dispara con un caso que nadie previó.
Qué haces
- Acota la condición todo lo que se pueda
Qué consigues
La regla actúa donde debe.
La situación
La regla lleva un año y el proceso cambió hace seis meses.
Qué haces
- Revisa las reglas cuando cambia el circuito
Qué consigues
El sistema acompaña al proceso.
La situación
Se apaga una regla y nadie sabe qué dejó de hacerse.
Qué haces
- Anota qué hacía antes de apagarla
Qué consigues
El hueco se ve en lugar de descubrirse.
La situación
Nadie sabe quién creó una regla ni por qué.
Qué haces
- Registra el motivo al crearla
Qué consigues
La regla se puede revisar con criterio.
La situación
Una regla manda correos de madrugada.
Qué haces
- Configura la ventana horaria
Qué consigues
El aviso llega cuando alguien puede atenderlo.
Este artículo responde a
- automatizar acciones cuando pasa algo
- crear tareas automáticas
- reglas de trabajo automáticas
- que se avise solo cuando falte un documento