Trabajar con otros
Qué puede hacerse solo y qué no
Dónde acaba lo automático y empieza lo que necesita una persona.
La pregunta que llega siempre es cuánto de esto se puede dejar funcionando solo. La respuesta honesta: bastante más de lo que la gente cree en lo repetitivo, y nada de lo que decide.
La frontera
| Se hace solo | Necesita una persona |
|---|---|
| Pedir la documentación de siempre a quien toca | Decidir si un proveedor sigue interesando |
| Insistir a los 3, 7 y 12 días | La llamada del día 15, cuando insistir ya no sirve |
| Avisar de lo que caduca con margen | Negociar la renovación |
| Leer un documento y sacarle las fechas | Decidir si ese documento vale |
| Marcar apto lo que cumple todos los criterios | Aprobar lo que cumple casi todos |
Fíjate en el patrón: lo automático es todo lo que tiene una regla clara. En cuanto aparece un «depende», hace falta alguien.
Importante
No automatices la aprobación de lo que tiene consecuencias. Que el sistema marque apto a quien cumple todos los criterios está bien; que apruebe solo a quien casi los cumple es delegar una decisión que sigue siendo vuestra si algo sale mal.
El objetivo razonable
No es el 100 %. Es que el 85 % se cierre solo y la gente dedique el tiempo al 15 % que necesita criterio — que es donde de verdad aporta una persona.
Ojo con esto
Cuidado con automatizar sobre un proceso que todavía cambia. Si el proceso no está estable, lo automático se rompe cada dos semanas y da más trabajo del que quita.
Ten en cuenta
Antes de automatizar algo, hazlo tres veces a mano. Es lo que enseña dónde están las excepciones, y las excepciones son lo que rompe la automatización.
›¿Puedo revisar antes de que salga algo automático?
Sí, y conviene al principio: se revisa, se comprueba que acierta, y luego se suelta.
›¿Se puede parar todo si algo va mal?
Sí, y merece la pena saber cómo antes de necesitarlo.
›¿Queda registrado lo que hizo el sistema?
Sí, igual que lo que hace una persona.
Un caso real
La situación
Una empresa quiere automatizar la homologación entera de proveedores.
Qué haces
- Automatiza pedir, insistir y marcar apto lo que cumple todo
- Deja en manos de una persona los que cumplen casi todo
Qué consigues
El 85 % se cierra solo y las excepciones las decide alguien que responde de ellas.
La situación
Se automatiza el recordatorio y el equipo espera que también decida si un documento vale.
Qué haces
- Automatiza lo que no exige criterio: pedir, recordar, avisar
- Deja la aprobación en manos de quien tiene el criterio
- Comprueba qué está pasando solo antes de fiarte
Qué consigues
Lo repetitivo deja de ocupar a nadie y lo que exige juicio sigue teniendo dueño.
La situación
Se automatiza la aprobación y entran documentos caducados.
Qué haces
- Automatiza la comprobación de fecha y deja el resto a revisión
Qué consigues
Lo comprobable se comprueba solo y lo dudoso llega a una persona.
La situación
Nadie sabe qué está haciendo el sistema por su cuenta.
Qué haces
- Consulta qué reglas están activas
Qué consigues
El comportamiento automático es conocido.
La situación
Una regla lleva un año activa y ya no tiene sentido.
Qué haces
- Revisa las reglas cuando cambia el proceso
Qué consigues
El sistema hace lo que la empresa necesita hoy.
La situación
Se automatiza algo que ocurre dos veces al año.
Qué haces
- Automatiza lo que se repite cada semana
Qué consigues
El esfuerzo va donde hay repetición.
La situación
Se apaga una regla y nadie sabe qué dejó de pasar.
Qué haces
- Anota qué hacía antes de apagarla
Qué consigues
El hueco se ve en lugar de descubrirse.
La situación
Dos reglas hacen lo mismo y el proveedor recibe dos avisos.
Qué haces
- Revisa si se solapan antes de añadir una nueva
Qué consigues
El destinatario recibe un mensaje coherente.
Este artículo responde a
- automatizar la gestión documental
- qué se puede automatizar
- agentes automáticos qué hacen
- que el sistema trabaje solo