Tu día a día
Tareas: lo que no lo hace el sistema
Para lo que depende de una persona y no de un documento.
La plataforma persigue documentos sola. Lo que no puede hacer es llamar por teléfono, negociar un plazo o decidir si un proveedor sigue interesando. Eso son tareas, y si no están escritas se olvidan.
Qué merece ser una tarea
| Sí | No |
|---|---|
| Llamar al proveedor que lleva un mes sin abrir el aviso | Recordar que hay que pedir un documento (eso lo hace el proceso) |
| Revisar los criterios de homologación con el equipo | Acordarse de que algo caduca (eso lo hace el aviso) |
| Decidir si se cierra un expediente muerto | Comprobar si alguien firmó (eso se ve en el expediente) |
Las tres cosas que hacen que una tarea se haga
Ojo con esto
Una lista de tareas que crece y nunca baja deja de mirarse igual que un buzón lleno de avisos. Si algo lleva tres semanas sin hacerse, o se hace hoy o se borra: mantenerlo ahí solo genera culpa.
Ten en cuenta
Las tareas que salen de un expediente conviene crearlas desde él: así quien la abra ve el contexto sin buscarlo.
›¿Puedo asignar una tarea a otro?
Sí, y le llega el aviso.
›¿Se cierran solas al completarse el expediente?
No: la tarea es tuya, el expediente es del proceso. Se cierra a mano.
›¿Sirven para trabajo recurrente?
Para lo que se repite, mejor un proceso o un aviso de caducidad.
Un caso real
La situación
Un responsable apunta en un papel a quién tiene que llamar y lo pierde.
Qué haces
- Crea la tarea desde el propio expediente, con nombre y fecha
Qué consigues
Quien la abre ve el contexto sin buscar nada, y deja de haber llamadas que se olvidan.
La situación
Hay cosas que el sistema no puede hacer y se apuntan en un cuaderno personal.
Qué haces
- Registra la tarea en el propio expediente
- Asigna responsable y fecha
- Consulta las tareas pendientes junto al estado del expediente
Qué consigues
Lo que depende de una persona deja de vivir fuera del expediente.
La situación
Una tarea se acuerda en una reunión y nadie la anota.
Qué haces
- Créala en el momento con responsable
Qué consigues
El acuerdo no se pierde al salir de la sala.
La situación
Las tareas se acumulan y nadie sabe cuáles son de verdad.
Qué haces
- Revisa y cierra las que ya no aplican
Qué consigues
La lista vuelve a ser creíble.
La situación
Una tarea espera a otra y nadie lo sabe.
Qué haces
- Anota de qué depende
Qué consigues
El bloqueo se ve sin preguntar.
La situación
Alguien se va y sus tareas se quedan a su nombre.
Qué haces
- Reasigna las tareas abiertas
Qué consigues
Ninguna se queda huérfana.
Este artículo responde a
- crear una tarea
- recordatorio para llamar a un proveedor
- asignar trabajo a un compañero
- no se me olvide hacer algo