Consigne
Cuando el firmante pide su copia años después
Perdió el correo, cambió de empresa o simplemente lo necesita. Qué se le manda y por qué conviene que coincida con lo vuestro.
Llega un correo de alguien que firmó algo con vosotros hace tres años y pide su copia. Es una petición razonable y frecuente, y la forma de responderla dice bastante sobre lo ordenado que esté vuestro archivo.
Qué se le manda
| Pieza | ¿Se le manda? | Por qué |
|---|---|---|
| El documento firmado | Sí | Es lo que pide y lo que le corresponde |
| Las evidencias de la firma | Sí, si las pide o si va a usarlo como prueba | Sin ellas es un PDF más |
| El expediente completo donde estaba | No | Puede contener cosas de terceros o vuestras |
| Documentos de otros firmantes | Solo lo que le afecte | Cada uno tiene derecho a lo suyo |
Importante
Antes de reenviar hay un detalle que conviene entender: **lo que le mandéis tiene que ser el mismo fichero, no una reimpresión**. Si abrís el documento y lo volvéis a guardar, o lo exportáis desde otro programa para que pese menos, deja de coincidir con el original — y el día que él lo lleve a alguien que lo compruebe, esa comprobación fallará. No porque hayáis cambiado el contenido, sino porque el fichero ya no es el mismo. Se reenvía tal cual está guardado.
Antes de mandarlo, dos comprobaciones
- 1
Que quien lo pide es quien firmó
Un correo con su nombre no basta si la dirección es otra.
- 2
Y que se le manda a una dirección suya
No a la de la empresa donde ya no trabaja.
- 3
Después, reenviar el fichero original y sus evidencias
Sin convertir, sin comprimir el contenido, sin retocar.
Ojo con esto
El caso incómodo: **el que pide la copia ya no está en la empresa que firmó**. Firmó él, sí, pero en representación de otra: el documento es de la empresa, no suyo a título personal. Ahí lo prudente es enviárselo a la empresa, o preguntar antes — y si insiste, tratarlo como lo que es, una petición sobre documentación de un tercero. Es exactamente el tipo de decisión que conviene consultar con vuestro asesor una vez y aplicar siempre igual.
Lo que hace que esto sea un minuto y no una tarde
Ten en cuenta
Si lo firmado contiene datos personales de terceros, mandarlo entero puede no ser lo correcto. **Cómo se resuelve en vuestro caso lo dice vuestro asesor**; lo que aquí importa es no reenviar por reflejo un documento sin mirar qué lleva dentro.
›¿Puedo cobrar por reenviarlo?
Es una decisión vuestra, pero rara vez compensa la conversación.
›¿Y si ya no lo tenemos?
Decidlo con claridad y explicad hasta cuándo se conservaba.
›¿Sirve mandar una captura o una impresión?
Para leerlo sí; como prueba, no: eso ya no se puede comprobar.
Un caso real
La situación
Un cliente pide la copia de un contrato firmado hace tres años y se le manda reexportada.
Qué haces
- Reenvía el fichero original tal como está guardado, con sus evidencias
Qué consigues
La copia que recibe se puede comprobar, que es justo para lo que la va a usar.
La situación
Un firmante pide su copia tres años después.
Qué haces
- Le manda el documento firmado con sus evidencias
Qué consigues
Recibe lo mismo que tenéis vosotros.
La situación
Se le manda una copia sin evidencias.
Qué haces
- Envía el fichero original firmado
Qué consigues
Las dos partes tienen la misma prueba.
La situación
Ya no trabaja en la empresa que firmó.
Qué haces
- Comprueba a quién corresponde entregarla
Qué consigues
Se entrega a quien tiene derecho.
La situación
Cada vez que piden copia hay que buscarla.
Qué haces
- Conserva los firmados organizados por expediente
Qué consigues
La entrega es inmediata.
La situación
La copia que tiene él no coincide con la vuestra.
Qué haces
- Comparan la huella del documento
Qué consigues
Se aclara cuál es la buena en segundos.
Este artículo responde a
- un firmante me pide el documento firmado
- reenviar una copia firmada años después
- el cliente ha perdido el contrato firmado
- puedo volver a mandar lo firmado