Consigne
Firma simple o avanzada: cuál elegir
Los dos niveles disponibles, en qué se diferencian de verdad y cuándo compensa cada uno.
La diferencia entre los dos niveles no está en el trazo de la firma —eso es igual— sino en cuánto se comprueba que quien firma es quien dice ser. Y eso es exactamente lo que se discute si algún día alguien niega haber firmado.
En qué se diferencian
| En qué se fija | Firma simple | Firma avanzada |
|---|---|---|
| Qué hace el firmante | Dibuja su firma con el dedo o el ratón | Lo mismo, y además teclea un código recibido por SMS |
| Qué se comprueba | Que quien abrió el enlace firmó | Además, que controla ese número de móvil |
| Qué hace falta de la persona | Un correo o un teléfono | Obligatoriamente un móvil válido |
| Cuánto tarda | Menos de un minuto | Un minuto y medio |
| Dónde encaja | Conformidades, consentimientos, documentos internos | Contratos, NDA, acuerdos con dinero de por medio |
Cómo decidir sin darle vueltas
Hazte una sola pregunta: si esta persona dentro de dos años dijera «yo no firmé eso», ¿me importaría? Si la respuesta es que no pasaría nada, firma simple. Si la respuesta es que tendrías un problema, firma avanzada.
Ten en cuenta
Se elige por firmante, no por documento. Puedes pedirle firma avanzada al cliente y simple a la persona de tu equipo que da el visto bueno.
Lo que hoy NO se soporta
Conviene saberlo antes de prometérselo a un cliente: no hay firma cualificada con certificado (el equivalente a firmar con el DNI electrónico o con un certificado de la FNMT), ni verificación de identidad con foto del documento, ni códigos de aplicaciones de autenticación. Los niveles disponibles son los dos de arriba.
Preguntas frecuentes
›¿La firma simple vale legalmente?
Sí, una firma electrónica no se puede rechazar solo por ser electrónica. Lo que cambia entre niveles es lo fácil que resulta defenderla si alguien la discute.
›¿Y si el firmante no tiene móvil?
Entonces no puede completar una firma avanzada, porque el código va por SMS. Para esa persona hay que usar firma simple.
›¿Puedo cambiar el nivel después de enviar?
No sobre una solicitud ya enviada. Habría que cancelarla y crear una nueva con el nivel correcto.
›¿El código SMS caduca?
Sí, tiene una validez corta por seguridad. Si se pasa, el firmante puede pedir otro desde el mismo enlace.
Un caso real
La situación
Una comercial cierra un contrato de 40.000 € con un cliente nuevo al que no conoce en persona.
Qué haces
- Pone firma avanzada para el firmante del cliente
- Deja firma simple para el responsable interno que da el visto bueno
- Comprueba el móvil del cliente antes de enviar
Qué consigues
Si el cliente discutiera el contrato, hay constancia de que el código llegó a su móvil y de que se usó para firmar.
La situación
Se exige el nivel más alto para todo por defecto.
Qué haces
- Comprueba qué documentos lo necesitan de verdad
Qué consigues
Lo demás se firma el mismo día.
La situación
Un proveedor no consigue el certificado y el proceso se para.
Qué haces
- Separa lo que exige nivel alto de lo que no
Qué consigues
Lo que puede avanzar avanza.
La situación
Nadie sabe qué prueba deja cada nivel.
Qué haces
- Compara qué queda registrado en cada caso
Qué consigues
La elección se hace sobre la diferencia real.
La situación
Se elige nivel bajo para un documento con mucho en juego.
Qué haces
- Sube el nivel donde el riesgo lo justifica
Qué consigues
El nivel acompaña al valor del documento.
La situación
Se cambia de nivel a mitad de un proceso.
Qué haces
- Decide el nivel antes de enviar
Qué consigues
No hay que anular y volver a mandar.
Este artículo responde a
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