Consigne
Ya he firmado, ¿me queda copia?
Sí, y os interesa guardarla vosotros: junto al documento va la prueba de cuándo y cómo se firmó.
**Sí, os queda copia, y conviene que la guardéis vosotros en vuestro propio archivo.** No basta con confiar en que la tendrá quien os mandó firmar: es su archivo, no el vuestro, y dentro de tres años puede que esa empresa ya no exista o que la persona que lo llevaba se haya ido.
Qué guardar, y no es solo el documento
| Qué | Para qué sirve |
|---|---|
| El documento firmado | Es lo que dice qué acordasteis |
| **La prueba de la firma** | **Es lo que dice quién firmó, cuándo y cómo** |
| El correo con el que os lo mandaron | Sitúa el contexto si algún día hay dudas |
Importante
**Guardad las dos cosas juntas, en la misma carpeta y desde el primer día.** El documento firmado sin su prueba es un PDF con un nombre escrito: si alguien discute la firma, lo que responde a esa discusión es el registro de cómo se hizo, no el documento. Es exactamente la parte que la gente no descarga porque no parece importante, y la única que hace falta el día que importa.
Si no la encontráis
- 1
Mirad el correo de cuando terminó la firma
Suele ser el camino más corto, y está en vuestra bandeja.
- 2
Probad el enlace original
Mientras siga vigente, a veces se puede volver a descargar.
- 3
Y si no, pedídselo a quien os lo mandó firmar
Lo tiene, y no es una petición rara: se hace todos los días.
Ojo con esto
Un descuido con consecuencias años después: **guardarla solo en el móvil o en la carpeta de descargas**. Ese documento sobrevive a un cambio de teléfono con menos probabilidad de la que parece, y es justo el que os van a pedir cuando ya no os acordéis ni de con quién firmasteis. Dos minutos moviéndolo a donde guardáis lo importante valen más que cualquier otra cosa que hagáis hoy con él.
›¿Tengo que registrarme para descargarla?
No. Se descarga desde el enlace o llega por correo.
›¿Y si pierdo el correo?
Pedídsela a quien os mandó firmar: la conserva.
›¿Vale una foto de la pantalla?
Para acordaros, sí. Como prueba, no: descargad el documento.
Un caso real
La situación
Alguien firma desde el móvil y deja el documento en la carpeta de descargas del teléfono.
Qué haces
- Lo mueve el mismo día a donde guarda lo importante, junto con la prueba de firma
Qué consigues
El documento sobrevive al siguiente cambio de teléfono.
La situación
Dos años después se discute una cláusula y solo aparece el PDF, sin la prueba.
Qué haces
- Pide a quien mandó firmar el registro de cómo se hizo la firma
Qué consigues
La discusión se cierra con quién firmó y cuándo, no con un PDF suelto.
La situación
Se firma y se cierra sin descargar nada.
Qué haces
- Guarda la copia que llega tras firmar
Qué consigues
El registro propio no depende de nadie.
La situación
Se guarda solo una captura de la pantalla de firma.
Qué haces
- Guarda el fichero firmado completo
Qué consigues
La prueba es el documento y no una imagen.
La situación
La copia se guarda en un correo personal.
Qué haces
- La guarda donde la vea el equipo
Qué consigues
No se pierde al cambiar de persona.
La situación
Se pide la copia meses después a quien la envió.
Qué haces
- Guarda la copia en el momento de firmar
Qué consigues
No hay que pedir favores después.
Este artículo responde a
- me queda copia del documento firmado
- donde descargo lo que he firmado
- he firmado y no tengo el documento
- como consigo el pdf firmado