Construcción
Climatización: de la puesta en marcha al mantenimiento
El traspaso entre quien instala y quien mantiene es donde se pierde la documentación que después hace falta.
Una instalación de climatización genera documentación en dos momentos muy separados: cuando se monta y arranca, y después durante años cada vez que alguien la revisa. El problema es que casi nunca los hace la misma empresa, y en ese salto se pierde justo lo que hace falta cuando algo falla.
Lo que se genera y quién lo tiene
| Documento | Cuándo | Quién suele tenerlo |
|---|---|---|
| Proyecto o memoria de la instalación | Antes | El instalador o la ingeniería |
| Certificado de instalación y puesta en marcha | Al terminar | El instalador, y a veces solo él |
| Registros de carga y equipos | Al montar y en cada intervención | Quien manipula, que puede ser otro |
| Revisiones periódicas | Durante toda la vida | El mantenedor de cada momento |
Importante
La segunda fila es la que más se pierde y la que más falta hace: **el certificado de puesta en marcha lo emite el instalador, que cobra y se va**. Si la propiedad no lo reclama en ese momento, dentro de tres años estará pidiéndoselo a una empresa con la que ya no tiene relación — y eso, cuando la instalación tiene un problema o hay que justificar algo, es exactamente el peor momento.
El traspaso, que es donde falla
- 1
Reunir la documentación antes de pagar la última certificación
Es la única palanca real, y funciona en climatización como en cualquier oficio.
- 2
Guardarla por equipo, no por empresa
El instalador cambia; la máquina sigue ahí veinte años.
- 3
Dársela completa a quien vaya a mantener
Un mantenedor sin la puesta en marcha trabaja a ciegas y lo notaréis en la primera avería.
- 4
Y añadir cada intervención al mismo expediente
Aunque la haga otra empresa distinta cada año.
Ojo con esto
Detalle que solo aparece cuando cambia el mantenedor: **quien manipula ciertos equipos y gases necesita una habilitación específica, y esa habilitación es de la persona o de la empresa, no del equipo**. Comprobarlo es de quien contrata, no del que llega con la furgoneta. Y hay que comprobarlo vigente en las fechas en que trabajó, no solo el día que se firmó el contrato.
Lo que se pide después
Las cuatro las pide un seguro tras un siniestro, una inspección o el siguiente propietario. Y las cuatro se responden desde el expediente del equipo si se fueron guardando, o no se responden.
Ten en cuenta
Qué revisiones son obligatorias, con qué periodicidad y qué habilitaciones se exigen dependen del tipo de instalación, del refrigerante y de la normativa aplicable, que se actualiza. **Confirmadlo con vuestro técnico o mantenedor**; aquí se describe qué documentación existe y dónde se pierde.
›¿Y si el instalador ya no existe?
Se reconstruye lo que se pueda con lo que haya y se anota lo que falta y por qué.
›¿Sirve el parte del mantenedor como registro?
Sí, si va al expediente del equipo el mismo día y no a una carpeta anual.
›¿Esto vale para una sola máquina en una oficina?
Sí, y cuesta menos: un expediente por equipo aunque solo haya dos.
Un caso real
La situación
Una propiedad cambia de mantenedor y el nuevo pide la puesta en marcha, que nadie tiene.
Qué haces
- Reclama la documentación al instalador antes de la última certificación en la siguiente obra
- Guarda todo por equipo y no por empresa
Qué consigues
El siguiente cambio de mantenedor se resuelve entregando el expediente completo del equipo.
La situación
La puesta en marcha se documenta y se pierde.
Qué haces
- Captura el acta en el momento
Qué consigues
El documento llega al expediente.
La situación
El mantenimiento posterior no sabe qué se instaló.
Qué haces
- Guarda el expediente junto a la instalación
Qué consigues
Quien mantiene encuentra lo que se puso.
La situación
Las revisiones por calendario se olvidan.
Qué haces
- Avisa de cada vencimiento con antelación
Qué consigues
El calendario se cumple solo.
La situación
Se repara un equipo que estaba en garantía.
Qué haces
- Registra qué garantías siguen vivas
Qué consigues
El coste evitable se evita.
La situación
Un cliente pide justificar una intervención antigua.
Qué haces
- Conserva el histórico por instalación
Qué consigues
Se contesta sin reconstruir.
Este artículo responde a
- documentación de una instalación de climatización
- certificado de instalación y puesta en marcha
- mantenimiento de equipos de frío registros
- manipulación de gases fluorados documentación