Construcción
Documentación de fin de obra y garantías
Lo que hay que entregar cuando se acaba, y por qué se reúne durante y no al final.
El final de obra es el momento en que se pide de golpe todo lo que se generó a lo largo de dos años: certificados de instalaciones, garantías de materiales, planos definitivos, actas de pruebas, manuales. Y quien lo recopila al final descubre que la mitad la tenía una empresa que ya cobró y se fue.
Por qué se atasca siempre igual
| Documento | Quién lo tiene | Cuándo desaparece |
|---|---|---|
| Certificados de instalación | El instalador | Cuando termina su parte, meses antes |
| Garantías de material | El proveedor o el jefe de compras | Con el cambio de proyecto de esa persona |
| Planos definitivos | La ingeniería o el jefe de obra | Cuando cambia de obra |
| Actas de pruebas | Quien las hizo, a veces solo en papel | Al desmontar la caseta |
Importante
Las cuatro tienen algo en común: **existen mientras el trabajo está fresco y se evaporan cuando ese oficio abandona la obra.** Pedirlas al final es pedirlas al peor destinatario en el peor momento.
La regla que lo resuelve
Cada oficio entrega su documentación **cuando termina su parte, no cuando termina la obra**. Y su última certificación económica se cierra con eso entregado. Es la única palanca que funciona de verdad, y no requiere insistir a nadie.
- 1
Definid la lista por oficio al contratar
En el propio contrato o pedido, no en un correo de última hora.
- 2
Abridle su carpeta desde el primer día
Para que entregar sea subir, y no preparar un envío.
- 3
Enlazad el cierre económico a la entrega
Es lo que convierte una petición en una prioridad.
- 4
Y revisad al terminar cada oficio, no al final
Un certificado erróneo se corrige en una semana si aún están; en un año, no.
Ojo con esto
Cuidado con aceptar «te lo mando por correo». Lo que llega por correo a una persona concreta desaparece con su bandeja: si esa persona cambia de obra o de empresa, la documentación de fin de obra se quedó en un buzón que nadie abre.
Lo que se lleva la propiedad
Ese último punto es también vuestro interés: una entrega que la propiedad puede consultar sola genera muchas menos llamadas en los dos años siguientes.
Ten en cuenta
Las garantías son documentos con caducidad como cualquier otro. Si se entregan con sus fechas, quien reciba el edificio podrá saber qué sigue cubierto sin abrir cada PDF.
›¿Y si un industrial ya no existe?
Por eso se recoge al terminar su parte. Después solo queda reconstruir lo que se pueda.
›¿Sirve para reformas pequeñas?
Sí, y es más fácil: menos oficios y menos rotación.
›¿Quién lo conserva después?
La propiedad, y conviene que vosotros conservéis copia por el periodo de responsabilidad.
Un caso real
La situación
Una promotora recopila la documentación de entrega tres meses después de terminar.
Qué haces
- Cambia a recoger por oficio al cerrar cada parte
- Enlaza la última certificación a la entrega documental
Qué consigues
La siguiente promoción entrega el conjunto completo el mismo día del fin de obra.
La situación
El cierre reúne al final lo de meses atrás.
Qué haces
- Pide según termina cada tajo
Qué consigues
El cierre es un trámite.
La situación
Un industrial ya cobró y no responde.
Qué haces
- Reclama antes de certificar su trabajo
Qué consigues
Se reclama cuando aún hay palanca.
La situación
La lista de lo que falta aparece al final.
Qué haces
- Muestra qué falta desde el primer día
Qué consigues
El hueco se ve mientras se puede cerrar.
La situación
Se entrega con un hueco y no consta que se pidiera.
Qué haces
- Conserva qué se pidió, a quién y cuántas veces
Qué consigues
El rastro es la defensa.
La situación
En garantía piden documentación de fin de obra.
Qué haces
- Conserva el expediente más allá de la entrega
Qué consigues
Se contesta con lo de entonces.
Este artículo responde a
- documentación de entrega de obra
- libro del edificio qué contiene
- garantías de instalaciones al terminar
- as built y certificados finales