Construcción
Estudios de arquitectura e ingeniería
Entregables por fase, versiones que se cruzan y la responsabilidad que dura años.
Un estudio produce documentación como producto: no la acumula, la entrega. Y eso cambia el problema. Lo que hay que controlar no es dónde está un papel, sino qué versión se entregó, a quién, cuándo, y qué se aprobó de ella.
Los tres controles que importan
| Control | Qué evita |
|---|---|
| Versión entregada, con fecha y destinatario | Que se construya con una versión que ya no era la buena |
| Aprobaciones del cliente, por fase | Que un cambio se dé por aceptado sin estarlo |
| Registro de las modificaciones pedidas | Que el alcance crezca sin que nadie lo note ni lo facture |
Importante
El tercero es el que decide la rentabilidad del encargo. Los cambios pequeños pedidos por teléfono o en visita de obra no se facturan porque nadie los anotó, y al final del proyecto el estudio ha hecho un 30 % más de trabajo del contratado.
Cómo se organiza sin burocracia
- 1
Un expediente por proyecto, con fases reales
Las que usáis y facturáis, no las de un manual.
- 2
Cada entrega, registrada como entrega
Qué versión, a quién, cuándo. Es un minuto y vale por todo el proyecto.
- 3
Aprobación explícita al cerrar cada fase
Firmada, no un «adelante» en una llamada.
- 4
Y las peticiones de cambio, anotadas al recibirlas
Aunque decidáis no cobrarlas: lo importante es que consten.
Ojo con esto
La responsabilidad profesional dura años después de la entrega. Eso significa que el archivo del proyecto tiene que sobrevivir a los cambios de sistema, de equipo y de socios del estudio — y que dejarlo en el ordenador de quien lo dibujó no es una opción.
Lo que se pide cuando hay un problema
Las cuatro se responden con lo mismo: el expediente del proyecto con sus entregas fechadas. Y las cuatro son imposibles de reconstruir a posteriori desde correos de tres personas distintas.
Ten en cuenta
Vale igual para ingenierías, consultoras técnicas y despachos de proyectos: el patrón es «producimos documentación que entregamos», y el control es sobre la entrega, no sobre el archivo.
›¿Y los planos, que son muchos y pesados?
Se entrega y se registra el conjunto por fase; no hace falta versionar cada archivo a mano.
›¿Sirve para colaboraciones con otros estudios?
Sí, y ahí conviene acordar antes quién conserva el conjunto.
›¿Cuánto hay que guardar el proyecto?
Más que el plazo de responsabilidad aplicable, y con margen.
Un caso real
La situación
Un estudio descubre al final de la obra que hizo tres rondas de cambios no facturadas.
Qué haces
- Anota cada petición de cambio al recibirla, aunque no la cobre
- Registra cada entrega con versión y destinatario
Qué consigues
El siguiente proyecto cierra con el alcance real facturado y sin discusión sobre qué se aprobó.
La situación
El proyecto vive en el ordenador de quien lo firma.
Qué haces
- Lo guarda fuera de equipos personales
Qué consigues
La salida de una persona no se lleva el archivo.
La situación
Los datos de partida que aportaron otros desaparecen.
Qué haces
- Guarda lo recibido de terceros junto al proyecto
Qué consigues
La base del cálculo sigue existiendo.
La situación
Circulan varias versiones y no se sabe cuál vale.
Qué haces
- Conserva las versiones con su fecha
Qué consigues
Se puede decir qué valía en cada momento.
La situación
Se modifica algo en obra y no llega al estudio.
Qué haces
- Deja constancia de qué se comunicó y cuándo
Qué consigues
La posición de cada uno queda documentada.
La situación
Preguntan por un proyecto de hace años.
Qué haces
- Conserva el expediente completo con su fecha
Qué consigues
Se contesta con lo archivado.
Este artículo responde a
- control de versiones de proyecto arquitectura
- entregables por fase estudio de ingeniería
- documentación de un proyecto técnico
- responsabilidad decenal documentación