Contactos y canales
Cuando cambia la persona de contacto
La causa silenciosa de la mitad de los expedientes que se quedan parados.
Es la causa de la que nadie sospecha y explica una parte enorme de los expedientes muertos: la persona a la que le escribís se fue de esa empresa hace meses. Su correo puede seguir activo, puede rebotar, o puede leerlo alguien que no sabe de qué va.
Cómo se reconoce
| Señal | Qué suele significar |
|---|---|
| Rebota de golpe tras meses funcionando | Se fue y le cerraron la cuenta |
| Se entrega pero nunca se abre | Su buzón sigue vivo y nadie lo lee |
| Contesta alguien distinto y pregunta de qué va | Alguien heredó el buzón sin contexto |
| Responden desde otro correo | Ya han cambiado y no os lo dijeron |
Importante
La segunda fila es la peor porque no da ningún error. El sistema dice que se entregó, vosotros dais por hecho que llegó, y el expediente se queda esperando a alguien que ya no existe en esa empresa.
Qué hacer cuando pasa
- 1
Corregidlo en la ficha, no solo en ese envío
Si lo arregláis solo ahí, el siguiente expediente falla igual.
- 2
Preguntad quién le sustituye, no mandéis a ciegas
Una llamada de un minuto a la centralita de esa empresa resuelve meses de silencio.
- 3
Guardad los dos contactos si conviven
En muchas empresas hay uno para documentación y otro para facturación.
Cómo se detecta antes
Ojo con esto
Cuando alguien os avise de que deja la empresa y os pase el contacto de su sustituto, actualizadlo ese mismo día. Es el único momento en que tenéis el dato bueno sin tener que buscarlo, y se pierde en cuanto se cierra ese correo.
Ten en cuenta
Si un contacto lleva un año sin abrir nada, no es un contacto: es una dirección. Conviene tratarlo como lo que es antes de lanzarle una petición importante.
›¿Puedo tener varios contactos por empresa?
Sí, y conviene: reduce a la mitad este problema.
›¿Se pierde el histórico al cambiar la persona?
No. El histórico es de la empresa y del expediente.
›¿Y si nadie me contesta en esa empresa?
El teléfono general. Es lento, y sigue siendo más rápido que tres meses de silencio.
Un caso real
La situación
Una empresa lleva cuatro meses sin respuesta de un proveedor y da por hecho que no colabora.
Qué haces
- Mira el registro: se entrega y nunca se abre
- Llama a la centralita y le dan el sustituto
Qué consigues
El proveedor entrega en dos días; la persona a la que escribían se había ido en primavera.
La situación
El contacto cambia y los avisos siguen yendo a su dirección.
Qué haces
- Actualiza el contacto en los expedientes
Qué consigues
El aviso llega a alguien que existe.
La situación
El nuevo contacto no sabe qué se había entregado.
Qué haces
- Le enseña el estado del expediente
Qué consigues
Se pone al día sin llamar a nadie.
La situación
Se abre un expediente nuevo con la persona nueva.
Qué haces
- Continúa el existente cambiando el contacto
Qué consigues
No se pierde el histórico.
La situación
Nadie sabe quién sustituye al contacto anterior.
Qué haces
- Pregunta a la empresa antes de reclamar
Qué consigues
La petición llega a quien puede actuar.
La situación
El contacto antiguo sigue recibiendo información.
Qué haces
- Retira su acceso al actualizar
Qué consigues
La información deja de salir a quien ya no toca.
Este artículo responde a
- la persona de contacto ya no trabaja allí
- cambio de interlocutor en un proveedor
- los avisos van a alguien que se fue
- actualizar el contacto de una empresa