Contactos y canales
Escribir un mensaje que se entienda
Lo que decide si un tercero actúa el mismo día o lo deja para nunca.
El texto del aviso lo lee alguien que no está en tu contexto, probablemente en el móvil, entre otras veinte cosas. Tiene diez segundos para entender qué quieres y por qué le importa.
La estructura que funciona
- 1
Quién y por qué
«Somos X, trabajamos con vosotros en la obra de Y.» Sin esto, el resto no se lee.
- 2
Qué necesitas, concreto
«El certificado de estar al corriente con la Seguridad Social», no «la documentación pendiente».
- 3
Para cuándo
Una fecha real. «Cuanto antes» no es una fecha.
- 4
Qué desbloquea
«Con esto podemos daros de alta y empezar a facturar.» Le da un motivo propio.
Lo que hunde un mensaje
| Error | Qué provoca |
|---|---|
| Asunto en mayúsculas o con «URGENTE» | Los filtros lo mandan a no deseados |
| Nombres internos: «doc 3», «fase B» | No sabe qué le pides |
| Tres párrafos de contexto | No pasa del primero |
| Sin fecha | Lo deja para luego, y luego no llega |
Ojo con esto
No escribas nada que parezca una amenaza automática («se procederá a…»). Quien lo recibe no es un moroso: normalmente es alguien que no sabía que se lo habías pedido.
Ten en cuenta
Léelo en voz alta antes de mandarlo a doscientas personas. Lo que no se puede leer en voz alta sin sonar raro, tampoco se lee bien en pantalla.
›¿Puedo guardar textos que ya me funcionan?
Sí, como plantilla de respuesta, y así no se reescriben cada vez.
›¿Firmo con mi nombre o con el de la empresa?
Con los dos. El nombre propio sube la respuesta.
›¿En qué idioma escribo a un proveedor extranjero?
En el suyo si puedes; si no, en inglés y con el nombre del documento también en el suyo.
Un caso real
La situación
Un aviso pide «la documentación pendiente de la fase 2» y nadie responde.
Qué haces
- Lo reescribe nombrando los tres documentos
- Añade fecha y qué desbloquea
Qué consigues
Once de quince proveedores entregan en cuarenta y ocho horas.
La situación
El mensaje usa jerga interna y nadie lo entiende.
Qué haces
- Lo reescribe pensando en quien no os conoce
Qué consigues
Bajan las llamadas de aclaración.
La situación
El mensaje no dice para cuándo se necesita.
Qué haces
- Incluye la fecha concreta
Qué consigues
El destinatario prioriza con criterio.
La situación
El mensaje no explica por qué se pide.
Qué haces
- Añade una línea de contexto
Qué consigues
Se contesta sin preguntar antes.
La situación
El asunto parece publicidad y no se abre.
Qué haces
- Escribe un asunto concreto
Qué consigues
El correo se abre.
La situación
El mensaje pide cinco cosas en un párrafo.
Qué haces
- Las lista una a una
Qué consigues
El destinatario ve qué le toca.
Este artículo responde a
- cómo redactar la petición de documentos
- plantilla de correo para pedir documentación
- el proveedor no entiende qué le pido
- mejorar el texto de los avisos