Contactos y canales
Cuando salta una respuesta automática
«Estoy fuera hasta el día 30» parece un obstáculo y es lo contrario: es la única vez que os dicen a quién preguntar.
Mandáis la petición y vuelve un mensaje diciendo que esa persona está fuera dos semanas. La reacción normal es apuntarlo mentalmente y volver a escribir cuando vuelva. Eso desperdicia la parte útil: casi todas esas respuestas llevan dentro un nombre y una dirección que no teníais.
Qué hacer con cada tipo de respuesta automática
| Lo que dice | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| «Estoy fuera, escribe a X» | Os están dando un contacto nuevo | Escribir a X y anotarlo en la ficha |
| «Estoy fuera» y nada más | Nadie cubre, o no lo dicen | Buscar por otro canal si corre prisa |
| «Ya no trabajo aquí» | La ficha está desactualizada | Actualizarla hoy, no cuando toque limpiar |
| «Este buzón no se atiende» | Estabais escribiendo a una pared | Cambiar de dirección antes de insistir |
Importante
La tercera y la cuarta son las que hay que atender el mismo día: **una respuesta automática es la única forma en que una ficha desactualizada os avisa de que lo está**. Nadie os va a escribir para decir que aquella dirección ya no vale; solo lo dice el sistema del otro lado, una vez, en un mensaje que casi siempre se archiva sin leer. Si se ignora, esa dirección seguirá recibiendo peticiones que nadie lee durante meses, y el expediente parecerá parado por culpa del proveedor.
Qué hacer si de verdad no hay sustituto
- 1
Mirar si la fecha de vuelta encaja con lo que necesitáis
Si vuelve en tres días, muchas veces no hace falta nada más.
- 2
Si no encaja, buscar a alguien de la misma empresa
El dominio del correo os dice quién más hay guardado.
- 3
Y al escribirle, explicar por qué le llega a él
«X está fuera y esto vence el día 10» evita que lo reenvíe y punto.
- 4
Reprogramar lo que pueda esperar
Mejor que se reciba cuando puede atenderse.
Ojo con esto
Sobre insistir a alguien que ha avisado de que está fuera: **los recordatorios automáticos siguen saliendo aunque haya respondido la máquina**. Esa persona vuelve de vacaciones con cuatro recordatorios vuestros encima de la petición original, todos posteriores a su aviso de ausencia. No es solo antipático: es lo que hace que la próxima vez tarde más en contestaros. Si el aviso de ausencia llega, conviene pausar la insistencia hasta la fecha de vuelta.
Lo que conviene aprovechar de ese mensaje
Ten en cuenta
Si la respuesta automática dice que se ha marchado y da un contacto nuevo, el cambio se anota como cambio de persona, no editando la ficha por encima: el histórico tiene que seguir diciendo a quién se escribió entonces.
›¿Puedo pedirle lo mismo al sustituto?
Sí, explicando el contexto: casi nunca sabe de qué va.
›¿Y si la ausencia dura más que el plazo?
Escribid al sustituto o a la empresa: el plazo no se pausa solo.
›¿Merece la pena guardar al sustituto?
Sí: el año que viene volverá a estar fuera por las mismas fechas.
Un caso real
La situación
Una empresa recibe un aviso de ausencia y deja que los recordatorios sigan saliendo dos semanas.
Qué haces
- Pausa la insistencia hasta la fecha de vuelta y escribe al sustituto que indicaba el mensaje
Qué consigues
El documento llega antes y el proveedor no vuelve de vacaciones con cuatro recordatorios encima.
La situación
Salta una respuesta automática de vacaciones.
Qué haces
- Registra la fecha de vuelta y reprograma
Qué consigues
El aviso llega cuando pueden atenderlo.
La situación
La respuesta automática indica otro contacto.
Qué haces
- Actualiza el contacto con el sustituto
Qué consigues
La petición llega a quien puede actuar.
La situación
La respuesta automática se toma por una contestación.
Qué haces
- Distingue lo automático de lo humano
Qué consigues
El estado del expediente es cierto.
La situación
Se sigue reclamando a quien está de baja.
Qué haces
- Pausa la reclamación hasta su vuelta
Qué consigues
No se gasta esfuerzo en el vacío.
La situación
La respuesta automática dice que la dirección ya no existe.
Qué haces
- Actualiza el contacto al recibirla
Qué consigues
Deja de haber avisos perdidos.
Este artículo responde a
- el contacto está de vacaciones
- respuesta automática de ausencia
- a quién escribo si está fuera
- mensaje devuelto por ausencia