Contactos y canales
Dar con la persona correcta
El documento no llega porque se lo pedís a quien no lo tiene. Cómo averiguar a quién pedirlo.
Cuando una petición no avanza, la causa suele parecer falta de interés y casi siempre es otra: se la estáis pidiendo a alguien que no tiene ese documento ni sabe quién lo tiene. Es especialmente frecuente con empresas medianas, donde el comercial que os vendió no toca la documentación.
Quién suele tener cada cosa
| Documento | Quién lo tiene normalmente | A quién NO pedírselo |
|---|---|---|
| Seguros y pólizas | Administración o su corredor | Al comercial |
| Certificaciones de calidad | Calidad o dirección técnica | A administración |
| Documentación laboral | Recursos humanos o su gestoría | Al jefe de obra |
| Fichas técnicas de producto | Técnico o producción | Al comercial, que manda la antigua |
Importante
La cuarta fila explica un problema que parece de mala fe y no lo es: el comercial os manda una ficha técnica desactualizada porque es la que tiene en su carpeta. No os está engañando; simplemente no es quien mantiene ese documento.
Cómo averiguarlo sin dar mil vueltas
- 1
Preguntad directamente quién lleva eso
«¿Quién lleva la documentación de calidad en tu empresa?» ahorra tres semanas.
- 2
Pedid el correo de esa persona, no que se lo reenvíen
Un reenvío pierde el enlace y el contexto, y nadie sabe quién responde.
- 3
Guardad el contacto correcto en su ficha
Con su papel: es lo que evita repetir la búsqueda dentro de un año.
- 4
Y anotad quién NO era
También es información útil, sobre todo si la empresa es grande.
Ojo con esto
Evitad los buzones genéricos para lo que tiene plazo. Un «info@» o un «administracion@» funciona para una consulta comercial y es donde mueren las peticiones con fecha: alguien lo abre, decide que no es para él, y ahí termina.
Cuando la persona correcta cambia
Insistir a una dirección que ya no existe o a alguien que ya no está genera recordatorios que no lee nadie y la sensación de que ese proveedor «no colabora».
Ten en cuenta
Cuando lo que pedís lo tiene un tercero de vuestro proveedor —su gestoría, su corredor de seguros—, se puede pedir directamente a ese tercero con el visto bueno del proveedor. Suele ser mucho más rápido y evita el reenvío intermedio.
›¿Puedo tener varios contactos por empresa?
Sí, y conviene: uno comercial, uno de documentación, uno técnico.
›¿Y si solo me dan el buzón genérico?
Mandad ahí pidiendo el contacto de la persona; es la primera petición.
›¿Cómo sé si sigue siendo la persona correcta?
Si deja de responder de golpe, casi siempre ya no lo es.
Un caso real
La situación
Una empresa lleva cinco semanas pidiendo un certificado al comercial de su proveedor.
Qué haces
- Pregunta quién lleva calidad y pide el contacto directo
Qué consigues
Recibe el certificado al día siguiente y guarda el contacto correcto para el año que viene.
La situación
Se escribe a un buzón genérico y nadie contesta.
Qué haces
- Pide el nombre de la persona que lo lleva
Qué consigues
La petición llega a alguien concreto.
La situación
El contacto que hay no es quien decide.
Qué haces
- Pregunta quién puede resolverlo
Qué consigues
Se escribe a quien puede actuar.
La situación
Se escribe a tres personas y nadie se da por aludido.
Qué haces
- Dirige la petición a una y copia al resto
Qué consigues
Hay un responsable claro.
La situación
La persona correcta está en otro departamento.
Qué haces
- Pide que redirijan y registra el nuevo contacto
Qué consigues
La siguiente petición ya va bien.
La situación
Nadie sabe quién lleva ese tema en la empresa.
Qué haces
- Pregunta al contacto habitual
Qué consigues
Se llega a la persona en un salto.
Este artículo responde a
- no sé a quién pedir la documentación
- quién lleva esto en la empresa del proveedor
- buzón genérico no contesta
- encontrar el interlocutor correcto