Contactos y canales
Qué es un contacto
La ficha de una persona de fuera, y por qué merece la pena tenerla bien.
Un contacto es una persona de fuera de tu organización con la que tratas: un proveedor, un cliente, un trabajador de una subcontrata, un firmante. No tiene cuenta, no entra en la plataforma y no ve nada más que lo que le pidas.
Contacto y usuario, que se confunden
| En qué se diferencian | Contacto | Usuario |
|---|---|---|
| Quién es | Alguien de fuera | Alguien de tu equipo |
| Entra en la plataforma | No | Sí |
| Ve vuestros expedientes | Solo lo suyo, por enlace | Lo que le permitan sus permisos |
| Hace falta invitarle | No | Sí |
Qué conviene guardar
- Nombre de la persona y de su empresa. Un aviso dirigido a una persona se abre más que uno dirigido a «información».
- Correo, y el móvil si lo tienes. El móvil es lo que salva la papeleta cuando el correo rebota.
- El idioma en el que le vas a escribir, si no es el vuestro.
Ten en cuenta
Pedir el móvil en el primer trato cuesta una línea y ahorra semanas después. Cuando lo necesitas —porque el correo rebota o hay prisa— ya no hay a quién pedírselo.
›¿Cuesta algo tener contactos?
No. Solo consume lo que le mandas, no tenerlo guardado.
›¿Puedo tener varios contactos de la misma empresa?
Sí, y conviene: uno para documentación, otro para facturación.
›¿Se entera de que le he dado de alta?
No. Darle de alta no le manda nada.
Un caso real
La situación
Una empresa guarda solo el correo genérico de cada proveedor.
Qué haces
- Añade la persona concreta y su móvil en el primer trato
Qué consigues
Los avisos dejan de morir en un buzón que nadie mira y la entrega sube sin cambiar nada más.
La situación
Se confunde el contacto con la empresa.
Qué haces
- Registra la empresa y las personas por separado
Qué consigues
Cada relación tiene su interlocutor.
La situación
Un contacto sirve para dos empresas.
Qué haces
- Mantiene una ficha por empresa
Qué consigues
El histórico no se mezcla.
La situación
Se guarda un buzón genérico como contacto.
Qué haces
- Pide una persona concreta
Qué consigues
La petición llega a alguien que puede actuar.
La situación
Nadie sabe qué papel tiene cada contacto.
Qué haces
- Registra su función en la empresa
Qué consigues
Se escribe a quien corresponde.
La situación
El contacto se guarda sin teléfono.
Qué haces
- Completa la ficha al primer trato
Qué consigues
El cambio de canal es posible cuando haga falta.
Este artículo responde a
- qué es un contacto en la plataforma
- para qué sirve dar de alta un contacto
- diferencia entre contacto y usuario
- cómo añado a un proveedor