Contactos y canales
Cuando el mismo contacto es cliente y proveedor
Una ficha o dos, y qué se rompe si eliges mal.
Pasa más de lo que parece: la empresa a la que le compráis os compra también, o la asesoría que os lleva las nóminas es además cliente. La duda es si eso son una ficha o dos, y la respuesta importa porque afecta al histórico.
La regla
**Una ficha por persona u organización real, no por relación.** Una empresa es una empresa aunque tengáis dos tratos con ella. Duplicarla parte su histórico en dos mitades y ninguna cuenta la historia entera.
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| La misma empresa, el mismo interlocutor | Una ficha |
| La misma empresa, personas distintas por área | Una ficha por persona, todas bajo la misma empresa |
| Dos sociedades del mismo grupo | Dos fichas: son entidades distintas y facturan por separado |
Lo que separa las dos relaciones no es la ficha
Es el expediente. El alta como proveedor y el contrato como cliente son dos expedientes distintos sobre el mismo contacto, y cada uno sigue su curso. La ficha solo dice cómo llegar a esa persona.
Ojo con esto
Si duplicas por rol, tarde o temprano actualizarás el correo en una ficha y no en la otra. A partir de ahí, la mitad de los avisos van a una dirección que ya no lee nadie, y cuesta semanas descubrir por qué.
Importante
Cuidado con lo que ve cada uno cuando una empresa es las dos cosas. Que sea vuestro proveedor no le da acceso a lo que tenéis de él como cliente: son expedientes separados y conviene comprobar que los permisos lo reflejan.
Ten en cuenta
Si ya tienes duplicados, fusiónalos en vez de borrar uno. Fusionar junta el histórico; borrar pierde la mitad.
›¿Puedo etiquetar la relación?
Sí, y es lo que permite filtrar «mis proveedores» sin duplicar nada.
›¿Ve el contacto los dos expedientes?
Solo lo que le hayáis pedido en cada uno, por su enlace.
›¿Y si cambia de persona de contacto?
Se actualiza en la ficha, y los dos expedientes lo usan.
Un caso real
La situación
Una empresa tiene a su asesoría dos veces: como proveedor y como cliente.
Qué haces
- Fusiona las dos fichas
- Deja los dos expedientes separados
Qué consigues
Deja de mandar avisos a un correo antiguo que solo estaba corregido en una de las dos.
La situación
La misma empresa es cliente y proveedor y se mezcla todo.
Qué haces
- Separa los expedientes por tipo de relación
Qué consigues
Cada relación tiene su histórico.
La situación
Un aviso de proveedor llega a quien lleva la parte de cliente.
Qué haces
- Registra el contacto de cada relación
Qué consigues
El aviso llega a quien corresponde.
La situación
Se comparte información de una relación en la otra.
Qué haces
- Comprueba el expediente antes de compartir
Qué consigues
No se cruza lo que no debe.
La situación
Se duplica la ficha de la empresa.
Qué haces
- Mantiene una empresa con dos relaciones
Qué consigues
Los datos comunes se actualizan una vez.
La situación
Un informe suma las dos relaciones sin distinguir.
Qué haces
- Consulta por tipo de relación
Qué consigues
Cada cifra dice lo que es.
Este artículo responde a
- la misma empresa es cliente y proveedor
- duplicar un contacto por rol
- un contacto en dos procesos distintos
- organizar contactos con varias relaciones