Documentos e IA
Documentos que traen datos personales de más
Pedís una cosa y llega esa cosa dentro de un documento que además trae cinco datos que no necesitáis.
Pedís un justificante de estar al corriente y llega un documento con la vida laboral entera. Pedís la titulación de un técnico y llega su expediente completo. No es mala fe de nadie: quien lo manda coge lo que tiene y lo envía. El problema es que a partir de ese momento eso lo tenéis vosotros.
Qué hacer con cada caso
| Qué llegó | Qué hacer | Por qué |
|---|---|---|
| El documento correcto con datos de más | Pedir el documento acotado si existe | Lo que no está no hay que custodiarlo |
| Un documento que no pedisteis | No archivarlo y decirlo | Guardarlo «por si acaso» os hace responsables de él |
| Datos de terceros dentro (familiares, pacientes, otros clientes) | Devolverlo y pedirlo sin ellos | Ahí ni siquiera es vuestro el permiso |
| Lo justo y nada más | Archivar y seguir | Es lo que se busca |
Importante
Antes de compartir hacia fuera un documento con datos de más, hay un detalle técnico que sorprende a mucha gente: **tapar algo con un recuadro negro en un PDF no siempre lo borra**. Si el texto sigue debajo, cualquiera puede copiarlo o verlo con otro programa, y el documento parece bien tachado. Un ocultado que se ve en pantalla no es lo mismo que un dato eliminado: si el documento va a salir de vuestra organización, hay que asegurarse de que el dato no está, no de que no se ve.
Cómo pedirlo para que no pase
- 1
Decid qué queréis demostrar, no qué documento queréis
«Que está al corriente» admite varios papeles, y algunos traen menos.
- 2
Aceptad el más acotado que sirva
Si un certificado basta, no pidáis el informe completo.
- 3
Y si llega con datos de más, decidlo en el momento
Cuando pasan tres semanas ya nadie lo devuelve.
Ojo con esto
El razonamiento que hay que desactivar es «ya que lo tenemos, lo guardamos»: **cada dato guardado es un dato que hay que custodiar, justificar si alguien pregunta y borrar algún día**. Un documento de más no os aporta nada y os añade obligaciones — y si un día hay un incidente, el alcance se mide por lo que teníais, no por lo que usabais.
Y si ya lo tenéis guardado
Ten en cuenta
Qué datos podéis pedir, cuánto tiempo conservarlos y qué hacer cuando llegan datos de terceros depende del marco de protección de datos que os aplique —el **RGPD** en Europa— y de vuestra actividad. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se trata del reflejo práctico: pedir lo justo y no quedarse con lo que sobra.
›¿Puedo tachar yo el documento que me mandaron?
Podéis guardar una versión acotada, pero conservad claro cuál es la original.
›¿Y si el proveedor no tiene otra versión?
Guardad la que hay, con acceso restringido, y anotad por qué era necesaria.
›¿Esto aplica a lo que enviamos nosotros?
Igual, y ahí sois vosotros quien manda datos de más a otro.
Un caso real
La situación
Una empresa recibe el expediente completo de un técnico cuando solo pedía una titulación.
Qué haces
- Lo devuelve, pide el certificado concreto y anota que el otro no se archivó
Qué consigues
Se queda con lo que necesitaba y sin la obligación de custodiar el resto.
La situación
Llega un documento con más datos personales de los pedidos.
Qué haces
- Comprueba qué contiene antes de archivarlo
Qué consigues
Se sabe qué se está custodiando.
La situación
Se pide el documento entero cuando bastaba una parte.
Qué haces
- Pide solo lo que hace falta comprobar
Qué consigues
Se custodia menos de lo que no hacía falta.
La situación
Todo el equipo puede abrir ese documento.
Qué haces
- Limita quién ve lo que lleva datos personales
Qué consigues
El acceso deja de ser general.
La situación
Se comparte con un cliente sin revisar qué lleva.
Qué haces
- Revisa el contenido antes de compartir
Qué consigues
No se reenvían datos de terceros sin querer.
La situación
Se conserva indefinidamente por si acaso.
Qué haces
- Aplica el plazo de conservación
Qué consigues
Se conserva lo que tiene motivo y plazo.
Este artículo responde a
- me han mandado un documento con datos personales de más
- puedo pedir que tachen datos
- guardar un dni completo hace falta
- ocultar datos antes de compartir un documento