Documentos e IA
Cuando llega una versión nueva
Sustituir sin perder la anterior, y saber cuál valía en cada momento.
Un seguro se renueva, un certificado se vuelve a emitir, un contrato tiene un anexo. Lo natural sería borrar el viejo y poner el nuevo, y es justo lo que no hay que hacer: el viejo es lo que demuestra qué valía el año pasado.
Cómo funciona
- 1
Sube el documento nuevo sobre el mismo sitio, no como uno aparte.
- 2
Pasa a ser la versión vigente automáticamente.
- 3
La anterior sigue consultable, marcada como sustituida.
Por qué importa conservar la anterior
| Pregunta que llega | Qué la responde |
|---|---|
| ¿Estaba asegurado en marzo? | La versión vigente en marzo, no la de hoy |
| ¿Cuándo se renovó? | La fecha de entrega de cada versión |
| ¿Cambió algo entre una y otra? | Las dos, comparables |
Importante
Subir la renovación como un documento nuevo aparte, en vez de como versión, es el error que más ensucia un expediente: acabas con seis seguros sueltos y sin saber cuál estaba vigente en cada fecha.
Ojo con esto
Sustituir no es corregir un dato mal leído. Si el documento está bien y lo que está mal es lo que se extrajo, corrige el dato; no pidas otro documento.
›¿Se puede volver a una versión anterior?
Se puede consultar y descargar; la vigente se cambia subiendo la que corresponda.
›¿Cuántas versiones se guardan?
Todas, dentro de vuestra política de conservación.
›¿Se avisa a alguien al subir una versión?
A quien tenga que aprobarla, si esa solicitud lo requería.
Un caso real
La situación
Un proveedor manda el seguro renovado cada enero desde hace cuatro años.
Qué haces
- Cada uno se sube como versión sobre el anterior
Qué consigues
Ante una reclamación de 2024 se puede enseñar exactamente la póliza que estaba en vigor ese día.
La situación
Llega una versión nueva y sustituye a la anterior.
Qué haces
- Conserva las dos con su fecha
Qué consigues
Se puede decir qué valía en cada momento.
La situación
Nadie sabe qué cambió respecto a la versión anterior.
Qué haces
- Compara las dos versiones
Qué consigues
El cambio se ve sin leerlo entero.
La situación
Se sigue trabajando con la versión antigua.
Qué haces
- Marca cuál es la vigente
Qué consigues
El equipo usa la buena.
La situación
Un cliente pide la versión que se le entregó.
Qué haces
- Consulta qué versión amparaba esa entrega
Qué consigues
Se entrega la que corresponde.
La situación
La versión nueva llega y nadie avisa a quien la usa.
Qué haces
- Avisa a quien tenga la anterior asignada
Qué consigues
El cambio llega a quien le afecta.
Este artículo responde a
- subir una versión nueva de un documento
- el proveedor manda el seguro renovado
- ver versiones anteriores de un archivo
- sustituir un documento sin borrarlo