Tu espacio de trabajo
Buscar y encontrar de verdad
Buscar por lo que dice el documento, no por dónde creías haberlo puesto.
La mayoría de la gente busca navegando: entra en la carpeta que cree recordar y va bajando. Es lento y falla justo cuando lo archivó otra persona. Buscar por lo que el documento dice funciona siempre.
Qué buscar para encontrar antes
| En vez de… | Busca… |
|---|---|
| «contrato» | El nombre de la empresa o su NIF |
| «seguro 2024» | El número de póliza |
| «el de la obra esa» | La dirección de la obra |
| «lo que mandó Juan» | Lo que dice el documento; el remitente es un filtro, no una búsqueda |
Cuando salen demasiados resultados
Filtra por fecha, por tipo de documento o por a quién pertenece. Es más rápido que afinar la búsqueda con más palabras, que suele dejar cero resultados.
Ten en cuenta
Si buscas algo tres veces en una semana, no es un problema de búsqueda: ese documento merece estar enlazado desde donde trabajas.
Ojo con esto
Solo encuentras lo que puedes ver. Si un compañero jura que subió algo y a ti no te sale, mira primero los permisos antes de buscar más.
›¿Busca dentro de documentos escaneados?
Sí, si se leyeron al subirlos.
›¿Puedo buscar por un dato extraído?
Sí, y es lo más preciso: fechas de caducidad, importes, identificadores.
›¿Encuentra si escribo sin acentos?
Sí, y también con mayúsculas o sin ellas.
Un caso real
La situación
Alguien necesita el seguro de un proveedor y no sabe quién lo archivó.
Qué haces
- Busca el NIF del proveedor
Qué consigues
Salen sus cuatro documentos, incluido el seguro, sin haber abierto una sola carpeta.
La situación
Se busca por nombre de fichero y no aparece.
Qué haces
- Busca por algo que diga el contenido
Qué consigues
Encontrar deja de depender de cómo se llamó.
La situación
La búsqueda devuelve cientos de resultados.
Qué haces
- Filtra por expediente, fecha o tipo
Qué consigues
Se llega a lo concreto.
La situación
Un documento existe y una persona no lo ve.
Qué haces
- Comprueba si tiene acceso a ese expediente
Qué consigues
Se descarta un fallo de búsqueda.
La situación
Se busca un dato y no está extraído.
Qué haces
- Añade ese campo a la extracción
Qué consigues
La búsqueda encuentra lo que hace falta.
La situación
Los escaneos antiguos no aparecen en las búsquedas.
Qué haces
- Comprueba si se procesaron al subirlos
Qué consigues
El histórico pasa a ser buscable.
Este artículo responde a
- no encuentro un documento
- buscar por contenido dentro de los pdf
- buscar por nif o por matrícula
- filtrar documentos por fecha