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Cómo nombrar las cosas para encontrarlas
Tres reglas de nombrado que valen más que cualquier estructura de carpetas.
Se discute mucho sobre cómo organizar carpetas y muy poco sobre cómo nombrar las cosas, cuando es al revés: con buenos nombres se encuentra todo aunque la estructura sea mediocre, y con nombres malos no hay estructura que salve.
Las tres reglas
- 1
Empezad por lo que os hace distinguirlo
Si buscáis por cliente, el cliente va delante. Si buscáis por obra, la obra.
- 2
Incluid el identificador que usa la gente
El número de pedido, la matrícula, el código de obra. El que se dice en voz alta, no uno nuevo.
- 3
Y la fecha en formato ordenable
2026-08 ordena bien; agosto 2026 no. Solo si la fecha importa.
Importante
La segunda es la que más rinde y la que más se incumple. Si en la oficina la obra se llama «la del puerto» y en el sistema es «EXP-2026-0448», habrá dos vocabularios y alguien tendrá que traducir cada vez. Poned los dos: nadie se ha arrepentido de un nombre un poco más largo.
Lo que no conviene poner
| Esto no | Por qué |
|---|---|
| «definitivo», «final», «bueno» | Siempre aparece un «final2» |
| Las iniciales de quien lo hizo | Deja de significar nada cuando esa persona se va |
| Abreviaturas que solo entiende un área | El resto no las buscará nunca |
| La versión, si el sistema ya la lleva | Duplica información y se desincroniza |
Ojo con esto
La primera fila parece anecdótica y no lo es: «contrato_final_v3_revisado.pdf» convive con «contrato_final_bueno.pdf» y nadie sabe cuál rige. Si hay versiones, se marcan como versiones; el nombre no es el sitio para eso.
Y con los contactos
Los contactos duplicados son la causa número uno de «no lo encuentro», y casi siempre nacen de escribir el mismo nombre de tres maneras distintas.
Ten en cuenta
Nada de esto hace falta si buscáis por dentro del documento, que funciona igual con nombres malos. Pero los nombres se ven en los listados, y ahí es donde se pierde el tiempo de verdad.
›¿Hay que renombrar lo antiguo?
No. Aplicadlo a lo nuevo; lo antiguo se encuentra por contenido.
›¿Y si cada área quiere el suyo?
Poneos de acuerdo solo en el identificador común; el resto puede variar.
›¿Sirve un código automático?
Sí, pero acompañado del nombre humano: un código a secas obliga a traducir.
Un caso real
La situación
Un equipo tiene tres fichas del mismo proveedor escritas de tres formas.
Qué haces
- Unifica por identificador fiscal y usa el nombre legal completo
Qué consigues
Las búsquedas devuelven una ficha y el histórico del proveedor deja de estar partido.
La situación
Los expedientes se llaman con siglas que solo entiende uno.
Qué haces
- Usa nombres que entienda cualquiera del equipo
Qué consigues
Encontrar deja de depender de una persona.
La situación
Dos expedientes se llaman casi igual.
Qué haces
- Añade lo que los distingue al nombre
Qué consigues
Nadie trabaja sobre el equivocado.
La situación
El nombre incluye una fecha en tres formatos distintos.
Qué haces
- Acuerda un formato y lo aplica
Qué consigues
El orden alfabético sirve de algo.
La situación
Se busca por el nombre y no aparece.
Qué haces
- Busca por contenido en lugar de por nombre
Qué consigues
El nombre deja de ser la única vía.
La situación
Cada persona nombra a su manera.
Qué haces
- Acuerda la convención y la deja escrita
Qué consigues
El archivo es legible para todos.
Este artículo responde a
- cómo nombrar los expedientes
- convención de nombres de archivos
- organizar nombres de proyectos
- criterio para nombrar documentos