Tu espacio de trabajo
Configurar tu organización el primer día
Los cuatro ajustes que conviene dejar hechos antes de mandar el primer documento.
Se puede empezar a trabajar sin configurar nada, pero hay cuatro cosas que conviene dejar hechas antes del primer envío, porque cambiarlas después no arregla lo que ya salió: tus contactos habrán recibido un correo genérico y con el nombre equivocado.
1. Nombre y logo
Es lo primero que ve la persona a la que le pides un documento. Un aviso que llega con el nombre de tu empresa y su logo se abre; uno genérico parece un intento de phishing y acaba en la papelera. Se cambia en Ajustes → Organización y afecta a todo lo que sale a partir de ese momento.
2. Conectar tu cuenta de correo
Los avisos pueden salir desde tu propio dominio en vez de desde uno genérico. Es lo que más mejora la entrega: un correo que viene de tu dominio, con tus registros de autenticación en regla, entra en bandeja de entrada. Uno que no, entra en no deseados y tú crees que el proveedor no contesta.
Ojo con esto
Si tras conectar el correo los avisos siguen cayendo en no deseados, casi siempre falta un registro de autenticación en tu dominio. Es cosa de quien lleve vuestro DNS, no de la plataforma.
3. Avisos
Por defecto se avisa de bastante. Merece la pena bajarlo al principio y subirlo después: un equipo que recibe treinta correos al día de la plataforma acaba filtrándolos todos, incluidos los que importaban.
4. Idioma de los contactos
Cada contacto tiene su idioma en su ficha, y es el que se usa al escribirle. Anotarlo al dar de alta a un proveedor extranjero ahorra la conversación de «no entiendo qué me pedís».
Preguntas frecuentes
›¿Puedo cambiar el logo más adelante?
Sí, cuando quieras. Lo que no cambia es lo que ya se envió: los correos que salieron con el logo anterior siguen como estaban.
›¿Es obligatorio conectar el correo?
No, funciona sin ello. Pero la tasa de respuesta baja bastante, porque los avisos salen desde un dominio que tus contactos no reconocen.
›¿Puedo tener varias organizaciones con la misma cuenta?
Sí. Una persona puede pertenecer a varias organizaciones y cambiar entre ellas; los datos de cada una están separados.
›¿Quién puede cambiar estos ajustes?
Propietario y administradores. Un editor puede trabajar con normalidad pero no tocar la configuración de la organización.
Un caso real
La situación
Una asesoría empieza a usar la plataforma y manda las primeras cincuenta peticiones sin configurar nada.
Qué haces
- Se da cuenta de que la mitad no responde
- Comprueba que los avisos salían desde un dominio genérico
- Conecta su correo y reenvía
Qué consigues
La segunda tanda tiene el triple de respuesta, con el mismo texto y las mismas personas.
La situación
Se configura todo antes de tener un caso real.
Qué haces
- Configura lo mínimo y ajusta con el uso
Qué consigues
La configuración responde a lo que pasa.
La situación
Se invita a todo el equipo el primer día.
Qué haces
- Entra primero quien va a usarlo esa semana
Qué consigues
Nadie recibe acceso a algo vacío.
La situación
Se crean veinte carpetas antes de tener documentos.
Qué haces
- Crea la estructura según hace falta
Qué consigues
La estructura refleja el trabajo real.
La situación
Nadie decide quién administra.
Qué haces
- Nombra dos administradores desde el principio
Qué consigues
La cuenta no depende de una persona.
La situación
Se deja el nombre y los datos de la organización a medias.
Qué haces
- Los completa antes de mandar nada fuera
Qué consigues
Lo que recibe un tercero es reconocible.
Este artículo responde a
- cómo cambio el nombre y el logo de mi organización
- configurar la cuenta la primera vez
- poner el logo de mi empresa en los correos que se envían
- qué hago después de crear la cuenta