Tu espacio de trabajo
Cuántos contactos guardar de una empresa
Uno se queda corto, cinco no los mantiene nadie. Y escribir «a la empresa» es la forma más rápida de que no conteste nadie.
La agenda se llena de dos formas y las dos dan problemas: una ficha por empresa con un correo genérico, o quince fichas de la misma empresa porque cada uno guardó a quien le contestó. El punto medio no es una cuestión de orden, es lo que decide si os contestan.
Cuántas fichas hacen falta de verdad
| Tipo de relación | Cuántas personas | Cuál es la buena |
|---|---|---|
| Proveedor pequeño | Una | La persona que os atiende, con su dirección |
| Proveedor con departamentos | Dos o tres | Quien firma, quien manda papeles, quien factura |
| Cliente grande | Las que os pidan tratar | Y anotad para qué sirve cada una |
| Empresa con la que apenas tratáis | Una | Aunque sea genérica: no merece mantenimiento |
Importante
El matiz que cambia los resultados: **un correo genérico no es un contacto, es una puerta**. Cuando escribís a `info@` o `administracion@`, el mensaje llega a un sitio donde nadie se siente el destinatario — y lo que no tiene destinatario no tiene urgencia. Sirve para presentarse y para encontrar a la persona correcta, pero no para pedir algo con fecha. La primera petición seria vale más si va a un nombre, aunque ese nombre lo hayáis conseguido por teléfono.
Cómo evitar los quince duplicados
- 1
Buscar antes de crear, por el dominio del correo
Es lo que agrupa a la gente de una misma empresa.
- 2
Guardar el puesto, no solo el nombre
«Ana» dentro de un año no dice nada; «Ana, calidad» sí.
- 3
Y fusionar cuando aparezca el duplicado
Mejor en el momento que en la limpieza de dentro de seis meses.
Ojo con esto
Antes de añadir a alguien porque contestó una vez, mirad qué papel juega: **el que contesta no siempre es el que decide, y a veces solo estaba reenviando**. Guardar a esa persona como contacto principal hace que las siguientes peticiones vayan a alguien que no tiene por qué ocuparse — y ese es el camino más corto a que dejen de contestar. Lo que hay que guardar es quién se ocupa, aunque la respuesta la mande otro.
Lo que conviene anotar de cada uno
Ten en cuenta
Una empresa con una sola persona de contacto y sin alternativa es un punto único de fallo — el día que esté de baja, el expediente se para. No hace falta guardar a cinco, basta con saber a quién preguntar si esa falta.
›¿Guardo al comercial que me vendió?
Si no os va a mandar documentación, no: se queda desactualizado enseguida.
›¿Y si la empresa insiste en que escriba al genérico?
Se respeta, y se anota como suyo. Es su forma de trabajar.
›¿Conviene una ficha de empresa además de las personas?
Sí: los documentos son de la empresa, aunque los mande una persona.
Un caso real
La situación
Una empresa pide documentación al buzón genérico de un proveedor y no recibe respuesta en tres semanas.
Qué haces
- Llama, consigue el nombre de quien se ocupa y le manda la petición a él
Qué consigues
El documento llega en dos días, y la ficha queda con la persona que de verdad se ocupa.
La situación
Se guarda un solo contacto y está de vacaciones.
Qué haces
- Registra un segundo contacto en la empresa
Qué consigues
La petición no espera a una persona.
La situación
Se guardan quince contactos y nadie sabe a quién escribir.
Qué haces
- Marca quién es el interlocutor principal
Qué consigues
El aviso va a quien corresponde.
La situación
El contacto que aparece ya no trabaja allí.
Qué haces
- Actualiza al primer rebote
Qué consigues
Deja de haber avisos perdidos.
La situación
Se escribe a un buzón genérico y nadie contesta.
Qué haces
- Pide una persona concreta
Qué consigues
La petición llega a alguien que puede actuar.
La situación
Cada persona del equipo usa un contacto distinto.
Qué haces
- Centraliza la ficha de la empresa
Qué consigues
El proveedor recibe un mensaje coherente.
Este artículo responde a
- cuántas personas guardar de un proveedor
- escribir a info@ o a una persona
- contacto de facturación y contacto técnico
- duplicados de la misma empresa