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La agenda de contactos, y por qué decide si te contestan
Un contacto bien dado de alta es la diferencia entre que entreguen y que persigas.
La agenda parece la parte aburrida y es la que más efecto tiene en si te contestan. La mayoría de los «no me llega nada» que acaban en soporte son un correo con una letra cambiada o un teléfono fijo donde debería haber un móvil.
Qué anotar de cada contacto
| Dato | Por qué importa |
|---|---|
| Nombre y empresa | Es lo que aparece en el aviso; sin ello parece un envío masivo |
| Correo | El canal por defecto |
| Móvil | Imprescindible para firma avanzada y muy útil para insistir por otro canal |
| Idioma | Decide en qué idioma recibe el aviso, sin que tengas que traducir nada |
| Canal preferido | Hay quien no lee el correo y sí WhatsApp; respetarlo sube la respuesta |
Ojo con esto
Un fijo en el campo del móvil no da error al guardarlo, pero rompe la firma avanzada: el código va por SMS y nunca llega. Es el fallo que más tiempo hace perder.
Grupos
Un grupo es un conjunto de contactos al que se puede pedir o mandar a firmar de una vez: «proveedores de materia prima», «subcontratas de la obra de Valencia», «plantilla». Cada persona recibe su enlace propio, no un envío compartido, así que la trazabilidad sigue siendo individual.
Cuando algo no llega
- 1
Mira si el correo rebotó
El expediente lo marca. Un rebote es una dirección mal escrita o inexistente.
- 2
Comprueba si se abrió el enlace
Distingue «no le llegó» de «no lo ha mirado», que son dos problemas distintos con dos soluciones distintas.
- 3
Prueba por otro canal
Si tienes el móvil, reenviar por SMS o WhatsApp suele resolverlo al momento.
Preguntas frecuentes
›¿Puedo importar mi agenda desde una hoja de cálculo?
Sí. Conviene revisar antes los móviles: es el campo que peor viaja desde un Excel, sobre todo con prefijos internacionales.
›¿Un contacto puede tener varias personas?
Cada contacto es una persona. Si en un proveedor te atienden dos, son dos contactos, y así cada uno recibe lo suyo.
›¿Qué pasa si edito un contacto con procesos en marcha?
Los envíos posteriores usan los datos nuevos. Lo ya enviado queda como estaba, con su registro.
›¿Se puede borrar un contacto?
Sí, pero lo que participó en un expediente permanece en el histórico: si desapareciera, la trazabilidad dejaría de serlo.
Un caso real
La situación
Una empresa importa 200 contactos desde Excel y a la semana el 15 % no ha recibido nada.
Qué haces
- Filtra los rebotes marcados en los expedientes
- Corrige las direcciones mal escritas y los móviles sin prefijo
- Reenvía solo a esos, sin rehacer las peticiones
Qué consigues
Los rebotes bajan a cero y deja de atribuirse a «los proveedores no contestan» lo que era un problema de datos.
La situación
La petición llega a un buzón genérico y nadie contesta.
Qué haces
- Registra la persona concreta de cada empresa
Qué consigues
La petición llega a alguien que puede actuar.
La situación
El contacto ya no trabaja allí.
Qué haces
- Actualiza el contacto al primer rebote
Qué consigues
Los avisos dejan de perderse.
La situación
Cada persona tiene sus contactos en su correo.
Qué haces
- Centraliza la agenda
Qué consigues
El seguimiento no depende de quién esté.
La situación
Se duplican contactos de la misma empresa.
Qué haces
- Revisa y unifica los duplicados
Qué consigues
El proveedor recibe un mensaje y no tres.
La situación
Un contacto no lee el correo y sí el móvil.
Qué haces
- Registra el canal que de verdad usa
Qué consigues
El aviso llega por donde se lee.
Este artículo responde a
- cómo doy de alta un contacto
- importar contactos desde excel
- grupos de contactos para mandar en lote
- por qué no le llegan los avisos a un contacto
- cambiar el idioma en que recibe un proveedor