Tu espacio de trabajo
¿Dónde está cada cosa?
El mapa de qué se guarda dónde, para dejar de buscar en el sitio equivocado.
La mayor parte del tiempo perdido al empezar no es aprender a hacer algo: es buscar dónde está. Este es el mapa, y con él se acaban casi todas las dudas de navegación.
| Si buscas… | Está en… | Y se organiza por… |
|---|---|---|
| Un documento concreto | El expediente donde llegó, o el buscador | Su contenido: busca por NIF o número, no por nombre de archivo |
| Lo que le pediste a alguien | El expediente de ese asunto | Quién participa y qué le falta |
| Lo que mandaste a firmar | El envío, en firmas | Su estado: enviado, abierto, firmado |
| Los datos de una empresa | Su ficha de contacto | La organización, con sus personas dentro |
| Lo que tú firmaste para otros | Tus participaciones | La otra parte, no vosotros |
| Qué está parado | El listado, filtrando por antigüedad | Lo que lleva más tiempo esperando |
Importante
La confusión más común es entre **expediente** y **documento**. El expediente es el asunto —el alta de un proveedor, una obra—; el documento es una de las cosas que hay dentro. Si buscas un documento suelto y no lo encuentras, busca el asunto al que pertenece.
La regla que ahorra más tiempo
Busca por lo que dice el documento, no por dónde crees que está. El buscador mira dentro del contenido, así que un NIF, una matrícula o un número de póliza encuentran en un segundo lo que navegando cuesta media hora.
Ojo con esto
Si no encuentras algo que alguien jura haber subido, mira dos cosas antes de seguir buscando: en qué organización estás y si tienes permiso para verlo. Son las dos causas más frecuentes y ninguna es un problema de búsqueda.
Ten en cuenta
Lo que se repite cada semana merece un filtro guardado. Navegar hasta lo mismo cinco veces es la señal de que ese sitio debería estar a un clic.
›¿Puedo tener un documento en dos sitios?
Se enlaza sin duplicarlo, y no ocupa dos veces.
›¿Dónde veo lo que caduca?
Filtrando por fecha de vencimiento.
›¿Y lo que borré?
Depende de vuestra política de conservación; no contéis con recuperarlo.
Un caso real
La situación
Alguien nuevo pierde veinte minutos buscando un certificado por el nombre del archivo.
Qué haces
- Busca por el NIF del proveedor
Qué consigues
Lo encuentra en segundos, y a partir de ahí busca siempre por contenido.
La situación
Nadie encuentra un documento que sabe que existe.
Qué haces
- Busca por contenido en lugar de por carpeta
Qué consigues
Se llega sin recorrer la estructura.
La situación
Cada persona guarda las cosas donde le parece.
Qué haces
- Acuerda dónde va cada tipo de documento
Qué consigues
Cualquiera llega al mismo sitio.
La situación
Un expediente está en dos sitios.
Qué haces
- Comprueba cuál es el bueno y unifica
Qué consigues
Deja de haber dos versiones.
La situación
Alguien nuevo no sabe dónde mirar.
Qué haces
- Le enseña la estructura y el buscador
Qué consigues
Se orienta el primer día.
La situación
Lo que se busca está en el correo de alguien.
Qué haces
- Lo sube al expediente al recibirlo
Qué consigues
La información vive donde se busca.
Este artículo responde a
- dónde se guardan los documentos
- dónde veo lo que he enviado
- no sé en qué pantalla buscar
- diferencia entre expediente documento y contacto